고객리뷰

박스히어로로 구현한 지바이크의 ERP급 부품 관리 시스템

[박스히어로 인터뷰 vol.31] 지바이크
안녕하세요! 오늘은 공유 모빌리티 서비스 ‘지쿠(GCOO)’를 운영하는 지바이크의 석인영 물류 팀장님을 만나 박스히어로 이용 후기를 들어봤어요. 부품 관리 시스템 도입을 고민 중인 기업이나 박스히어로를 전략적으로 쓰는 노하우가 궁금하신 분들이라면, 지바이크의 사례에서 인사이트를 얻어 보세요!

퍼스널 모빌리티(PM) 스타트업 지바이크는 전동 스쿠터, 전기 자전거와 같은 공유 이동 수단을 통해 사람들에게 편리한 근거리 이동 경험을 제공하고 있어요. 2018년 론칭 이후, 누적 탑승 건수 1.8억 건을 돌파한 지바이크의 공유 모빌리티 서비스는 국내를 넘어 미국, 태국, 베트남 등 해외에서도 큰 사랑을 받으며 업계의 기준을 새로 쓰고 있죠.

이러한 성과 뒤에는 고객이 공유 이동 수단을 더 안전하게 이용할 수 있도록 정기적으로 기기를 수리하고 관리하는 노력이 숨어 있어요. 지바이크 물류팀은 기기를 수리하는 데 필요한 수많은 부품을 관리하고, 이를 전국 거점으로 신속하게 발송하는 역할을 맡고 있는데요. 부품 유무가 서비스 품질에 직접적인 영향을 줄 수 있으므로, 무엇보다 꼼꼼하고 정확한 부품 재고 관리가 중요해요.

지바이크 물류팀이 부품 재고를 위해 선택한 솔루션이 바로 박스히어로입니다. 물류팀을 이끌고 있는 석인영 팀장님은 어떻게 박스히어로를 활용해 부품 재고 관리 시스템을 구축했을까요? 석인영 팀장님을 만나 지바이크의 부품 재고 관리 시스템에 관한 이야기를 들어봤어요.

박스히어로와 ERP를 연동한 SKU 체계

2022년, 석인영 팀장님이 지바이크에 합류하셨을 때 박스히어로는 이미 부품 관리를 위한 솔루션으로 사내에 도입된 상태였다고 해요. 이전 회사에서 줄곧 ERP만 써왔다는 그는 박스히어로와의 첫 만남을 이렇게 회상했어요.

“실무자가 바로 쓸 수 있도록 디자인과 구조가 단순하고 간단하게 만들어져 있더라고요. 특히 모바일 앱의 완성도가 높아서 현장에서 일하는 물류팀에게 잘 맞는 솔루션일 거라고 생각했습니다.”

지바이크 석인영 팀장

하지만 당시에는 박스히어로가 도입만 되어 있을 뿐, 어떤 방식으로 부품을 관리할지에 대한 운영 시스템은 제대로 잡혀 있지 않은 상태였어요. 물류팀, 재무팀, 구매팀 직원들이 박스히어로 안에서 필요한 정보를 찾지 못해, 박스히어로 시스템을 관리하는 석인영 팀장님에게 문의가 쏟아졌죠. 동일한 질문이 반복되면서 업무 효율이 떨어지는 상황도 많았고요. 그래서 팀장님은 지바이크에 최적화된 방향으로 박스히어로를 처음부터 다시 세팅하기로 마음먹으셨다고 해요.

가장 먼저 손을 댄 일은 SKU 체계를 구축하는 것이었어요. 오랫동안 ERP를 사용하며 익힌 ‘모든 물류와 구매는 SKU에서 시작한다’라는 원칙을 적용하기 위해서였죠. 이를 위해 부품에 SKU 번호를 부여하는 규칙과 절차서를 만들고, 이렇게 만든 모든 부품의 SKU를 박스히어로에 입력했어요. 실제로 석인영 팀장님은 박스히어로에 SKU 기능이 꼭 필요하다는 의견을 꾸준히 전달해, SKU 기능 도입 시기를 앞당기는 데 큰 역할을 하신 분이기도 해요.

“물류팀의 박스히어로와 재무팀의 ERP에 부품 SKU 번호를 동일하게 입력해 두었어요. 이렇게 해 놓으면 제조사 품명이나 품번이 바뀌어도 박스히어로에서 SKU를 검색해 부품을 정확하게 확인할 수 있어요.”

지바이크 석인영 팀장

이렇게 세팅한 SKU 번호는 현재 박스히어로와 ERP 시스템을 연동하는 데에도 활용되고 있어요. 지바이크 재무팀이 회계 업무를 위해 사용하는 더존 ERP에 엑셀 파일로 내려받은 박스히어로 데이터를 업로드하는 방식인데요. SKU 번호가 양쪽 시스템에 동일하게 설정되어 있어, 데이터를 가공할 필요 없이 부품의 재고 정보를 간편하게 동기화할 수 있어요. 별도의 개발 투자 비용을 투자하지 않아도 물류팀의 재고 솔루션과 재무팀의 ERP 간의 데이터 통합이 가능한 거예요.

필요한 정보만 한눈에 골라보는 속성 묶어보기

SKU 체계를 구축한 이후에는 박스히어로 속성에 누락된 BOM(Bill of Materials, 자재명세서) 정보를 채워 넣는 작업이 이어졌어요. 석인영 팀장님은 구매팀에서 받은 BOM 자료를 기반으로 누락된 정보를 속성에 추가하고, 방대한 품목 안에서도 원하는 데이터를 빠르게 찾을 수 있도록 속성 이름을 손보셨죠. 속성 묶어보기 기능을 활용해 각 팀이 필요한 정보를 더 직관적으로 묶어볼 수 있도록 하기 위해서였어요. 덕분에 물류팀은 피킹 순번이나 호환 기종을 기준으로, 구매팀은 제조사나 안전 재고 속성을 기준으로 데이터를 훨씬 더 빠르고 정확하게 데이터를 추적할 수 있게 됐답니다.

SKU와 속성 체계가 정비되고 나서는 석인영 팀장님에게 몰리던 불필요한 문의가 대폭 줄었어요. 예전에는 “이 정보를 박스히어로 어디에서 확인해야 하나요?”와 같은 질문이 계속 들어왔지만, 지금은 각 팀이 필요한 정보를 박스히어로에서 직관적으로 볼 수 있게 되었으니까요. 이제 물류팀은 문의에 쓰던 시간 비용을 줄여 본연의 업무에 더 집중하고 있답니다.

직영점은 엑셀로 한 번에, 가맹점은 QR 스캔으로 확실하게

지바이크는 창고에 부품이 들어오면 엑셀 데이터를 활용해 박스히어로에 입고 처리해요. 엑셀 파일을 가공해 업로드하는 것도 가능하지만, 석인영 팀장님은 패킹 리스트에서 SKU 번호와 수량만 복사하여 박스히어로에 그대로 붙여 넣는 방식을 더 선호하신다고 해요. 엑셀 데이터 붙여넣기는 불필요한 전처리 과정 없이 효율적으로 입출고 작업을 진행할 수 있는 유용한 기능입니다.

출고는 직영점과 가맹점의 운영 방식에 맞춰 이원화된 프로세스로 관리하고 있어요. 처리해야 할 출고량이 많은 직영점은 신속함이 가장 중요해요. 그래서 QR코드를 하나하나 스캔하며 출고하는 대신 엑셀 데이터를 일괄 입력하여 출고로 처리하고, 부품을 수령한 직영점에서 2차 검수하는 방식으로 정확도를 관리하고 있죠.

한편, 점주가 주문한 부품을 소량으로 발송해 주는 가맹점은 출고 프로세스가 조금 달라요. 가맹점과 본사 간의 비용 결제가 진행된 상황이므로 오배송이 있어서는 안 되죠. 그래서 꼼꼼하게 QR코드를 스캔하여 출고하는 방식으로 정확도를 높이고 있어요.

이러한 입출고 과정에서 석인영 팀장님이 전략적으로 활용하고 있는 박스히어로 기능은 바로 해시태그예요. 가장 많이 사용하는 방식은 출고서 메모란에 출고처를 해시태그로 남기는 거예요. 거래처 항목으로 등록할 수도 있지만, 수십 곳의 전국 거점을 모두 거래처로 등록하면 드롭다운 스크롤이 길어져 사용성이 떨어질 것을 고려했죠. 해시태그를 이용해 기록을 남기면 스크롤 부담 없이 심플하게 입력하고 검색할 수 있어요.

“거래처에 등록하기 어려울 만큼 하위 옵션이 많거나, 간헐적으로 발생하는 특이 상황을 기록할 때는 해시태그가 정말 유용해요. 데이터를 직관적으로 정리할 수 있습니다.”

지바이크 석인영 팀장

부서별 맞춤 정보를 제공하는 재고 공유 링크

지바이크의 박스히어로 활용법에서 주목해야 할 또 다른 포인트는 필요한 사람에게 필요한 정보만 제공하는 재고 공유 링크 활용 노하우예요. 사내에는 박스히어로 팀에 속해 실시간으로 협업해야 하는 핵심 부서(물류팀, 구매팀, 재무팀)도 있지만, 일부 재고 정보를 아는 것만으로 충분한 사람들이 훨씬 많은데요. 석인영 팀장님은 바로 이런 사람들을 위해 재고 공유 링크 기반의 정보 접근 방식을 제공하고 있어요.

이를테면 단종 예정 품목을 계속 모니터링하고 대체 품목 계획을 세워야 하는 슈퍼바이저 파트, 특정 모델만 관리해 해당하는 부품만 빠르게 확인하면 되는 지역 거점 직원들은 재고 공유 링크를 활용해 정보를 확인해요. 운영진에게 보고할 때도 불필요한 입출고 히스토리나 미사용 품목을 제외한 순수 전체 재고 규모만 골라낸 재고 공유 링크를 사용하고 있죠.

석인영 팀장님은 박스히어로 팀에 반드시 추가해야 할 사람과 그렇지 않은 사람을 구분함으로써 업무 효율을 높였을 뿐만 아니라 솔루션 이용 비용까지 최적화했어요.

“모든 관련자를 박스히어로에 직접 초대하면 비용도 올라가고, 굳이 그럴 필요도 없어요. 지바이크 내부 메신저에는 박스히어로에서 생성한 재고 공유 링크가 공지사항으로 올라가 있는데요. 담당자들은 이를 활용해서 언제든지 자신에게 필요한 부품 정보를 스스로 확인해요.”

지바이크 석인영 팀장

지바이크와 같이 제품의 제조나 수리가 이뤄지는 곳에서는 부품 재고 관리가 곧 회사의 인프라와 같아요. 박스히어로와 함께 모범적인 부품 재고 관리를 실천하고 있는 지바이크의 사례를 토대로, 우리 회사만의 부품 관리 시스템을 구축해 보시는 것은 어떨까요?

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