발주서 양식, 이건 꼭 놓치지 마세요!
발주서는 다양한 곳에서 기본적으로 사용되는 문서입니다. 기업부터 작은 사업장, 심지어는 프리랜서까지도 필요한데요. 하지만 사업이나 거래의 특성에 따라 내용이 조금씩 다를 수 있기에 모든 발주서가 동일한 형식으로 작성되진 않습니다.
그럼에도 발주서에 꼭 들어가야 하는 항목들은 어떤 게 있을까요?
1. 무엇을, 몇 개, 언제 거래하나요?
발주서의 목적이 되는 주요 거래 내용입니다. 항목명부터 수량, 단위, 단가, 총 금액까지 해당되는 내용이 있을 경우 빠짐없이 포함되어야 합니다. 또한 납기일에 대한 명시와 필요할 경우 발주일(문서가 작성된 날짜)도 기입하는 것을 추천드립니다.
2. 누가 누구에게 보내는 문서인가요?
발주자와 공급자의 정보 또한 기입되어야 합니다. 두 곳의 기업명, 회사와 함께 담당자의 이름 또한 추가가 필요합니다.
3. 공급자가 추가로 참고해야 할 것들은 어떤 게 있나요?
위 항목 외에 상대에게 전달 또는 문서에 남겨야 하는 내용이 있다면 마찬가지로 포함해주세요. 예를 들어 부가세가 포함된 금액인 경우 ‘부가세 포함’을 추가할 수도 있고, 해당 거래건에만 해당되는 조건이 있다면 마찬가지로 기입할 수 있습니다.
그럼에도 실수 없이 작성하고 싶다면?
발주서는 여러 거래처에 매번 항목을 수정해 보내는 작업이라 실수가 발생하기 쉽습니다. 이러한 실수를 방지하기 위해선 반복적으로 기입하는 것들을 없애고, 자동화 시키는 게 중요한데요. 반복적인 업무는 줄이고, 간편하게 클릭만으로 발주서 작성부터 발송까지 완료할 수 있는 프로그램, 박스히어로를 소개해드립니다!
1. 고정적인 정보는 한 번만 입력하기
회사 정보는 자주 바뀌는 내용이 아닌 고정적인 정보이기 때문에 한 번만 입력해서 매번 사용하는 것이 가장 좋습니다. 박스히어로에서는 설정에서 딱 한 번만 입력해두면 자동으로 기입됩니다.
거래처 정보 또한 자주 변동되지 않아 한 번만 기입하고 이후에는 이름으로 선택만 하면 발주서의 공급자 정보가 자동 완성됩니다.
2. 계산은 자동으로, 정확하게
단가와 수량에 맞춰 각 품목의 수량과 단가 계산과 총 금액 계산까지 자잘한 시간이 꽤 소요됩니다. 또한 금액은 틀릴 경우 골치 아파지기 때문에 계산이 맞는지 두 번, 세 번 체크가 필요하죠. 박스히어로에서는 이러한 시간 소요를 덜어드릴 수 있도록 수량, 단가만 입력하면 항목의 합계부터 총 금액까지 똑똑하게 완성해드립니다.
3. 메일 발송도 박스히어로에서 클릭 한 번으로!
발주서 작성 완료 후 따로 발주서를 다운로드 받아 메일에 첨부하지 않고, 박스히어로에서 바로 전송하세요. 작성한 내역에서 ‘메일 전송’만 누르면 기존에 입력해둔 거래처의 메일 주소로 바로 발송됩니다.
4. 메일함에서 바로 확인 가능!
발주서가 발송되면 거래처에서는 아래와 같이 바로 발주서를 메일함에서 확인할 수 있습니다. ‘발주서 확인하기’ 버튼을 눌러 바로 발주서 조회부터 인쇄, 다운로드를 할 수 있습니다.
거래명세서부터 재고까지 한 번에 관리해보세요.
박스히어로에서는 발주서 뿐만 아니라 거래명세서 발급 및 인쇄부터 재고관리까지 모든 업무를 한 번에 진행할 수 있습니다.
다양한 재고관리 핵심 기능들까지 확인할 수 있는 박스히어로, 이제 모든 업무를 박스히어로에서 한 번에 처리해 신속하고 빠르게 진행해보세요.
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