병원 재고 관리, EMR은 아쉽고 ERP는 부담스럽다면 박스히어로!
안녕하세요! 오늘은 생명의정원 여성의원의 김우오 원장님을 만나 박스히어로 도입 후기를 들어봤어요. 꼼꼼한 재고 관리로 의료 서비스의 질을 높이고 싶은 병원 원장님이라면, 생명의정원 여성의원의 사례를 통해 실질적인 도움을 얻어보세요!
대전광역시 서구에 위치한 생명의정원 여성의원은 난임 환자를 전문으로 진료하는 병원이에요. ‘임신 준비’라는 결승선이 보이지 않는 긴 여정을 걷는 환자들이 충분한 지원을 받을 수 있도록, 환자의 상태에 꼭 맞는 치료법을 세심하게 제안하는 맞춤형 진료를 실천하고 있어요.
김우오 원장님은 병원 운영 전반을 체계적으로 관리하기 위해 재고 관리 솔루션 박스히어로를 도입하셨다고 해요. 개원 1년이 지난 지금, 생명의정원 여성의원은 개원을 준비하는 동료 의사들이 운영 노하우를 배우기 위해 직접 견학을 올 정도로, 진료와 경영의 균형을 모두 잡은 모범적인 사례로 자리 잡았죠. 생명의정원 여성의원은 어떻게 박스히어로를 통한 효율적인 병원 경영 체계를 구축했을까요? 김우오 원장님을 만나 그 이야기를 직접 들어봤어요!
ERP 대신 특화 솔루션으로 확립한 병원 경영 체계
김우오 원장님은 “의사도 경영자”라는 확고한 철학 아래, 개원 전부터 경영 흐름을 직접 주도하기 위한 체계를 세우기 시작했어요. 처음엔 회계, 인사, 재고 등의 행정 업무를 한 곳에서 통합 관리할 수 있는 ERP의 도입을 검토했지만, 현실적으로 개인 의원의 규모에서 ERP를 운용하는 것은 쉽지 않은 일이었어요. 각 업무를 담당할 전담 인력이 없는 환경에서는 전문성이 요구되는 ERP의 실용성이 떨어졌거든요. 환자 및 진료 관리에 활용되는 전자의무기록(EMR) 시스템으로도 재고 관리를 실천할 수 있었으나, 사용성 면에서 불편함이 많았죠.
그래서 김우오 원장님은 회계, 인사, 재고 관리 각각을 전문적으로 관리할 수 있는 특화 솔루션을 도입하기로 했어요. 그중 하나가 바로 재고 관리 솔루션 박스히어로였습니다. 그는 “개원 준비 단계에서 박스히어로를 도입한 것이 병원 운영의 성패를 갈랐다”라고 말합니다. 일반적으로 조직을 운영하는 도중에 새로운 시스템을 도입하면 기존 프로세스와 충돌하여 문제가 생기거나, 직원들이 적응에 어려움을 겪기 마련인데요. 개원 전부터 박스히어로를 기본 시스템으로 세팅해 둔 생명의정원 여성의원에서는 모든 직원이 처음부터 자연스럽게 시스템에 익숙해질 수 있었어요.
“이전에 근무했던 병원에서 재고 부족으로 처방을 번복한 경험이 있어요. 그래서 제 병원을 개원한다면 반드시 재고를 철저히 관리할 수 있는 시스템을 구축해야겠다고 다짐했죠. 개원 과정에서 시스템을 미리 구축해 두면 훨씬 더 효율적인 병원 운영이 가능해요. 개원을 준비하는 분들께 꼭 추천해 드리고 싶어요.”
생명의정원 여성의원 김우오 원장
주요 약품과 일반 의료 소모품을 구분해 관리하는 이원화된 재고 체계는 한정된 인력으로 효율적인 재고 관리를 실천하는 생명의정원 여성의원의 노하우 중 하나예요. 난임 진료에 사용되는 고가의 주사제나 의약품은 낱개 단위로 정밀하게 관리해야 하지만, 거즈나 수액, 주사기 같은 일반 의료 소모품까지 모두 낱개로 관리하면 오히려 ‘일을 위한 일’이 될 수 있는데요. 김우오 원장님은 일반 의료 소모품도 박스히어로를 통해 관리하되, 낱개 단위가 아닌 박스 단위로 관리할 수 있도록 시스템을 세팅했어요. 덕분에 직원들은 수백 개의 거즈나 수액 팩을 사용할 때마다 일일이 출고 처리를 하지 않아도 되어 업무가 훨씬 간결해졌죠.
특화 솔루션을 기반으로 병원 경영 체계를 구축한 생명의정원 여성의원은 ERP를 도입했다면 최소 4~5명은 필요했을 행정 업무를 최소 인력으로 효율적으로 운영하고 있어요. 이처럼 개원 준비 단계에서 경영 지원 솔루션을 미리 도입하면 병원 운영의 정확성과 안정성을 높이고, 행정 부담을 크게 줄일 수 있답니다.
약품 발주부터 입출고까지, 박스히어로에서 한 번에
생명의정원 여성의원에서는 난임 치료제의 주사법을 교육하고 투약 일정을 관리하는 상담 실장님이 입출고 관리를 전담하고 있어요. 환자가 진료를 마친 뒤 주사 처방을 받으면, 상담 실장님이 주사법을 안내하면서 환자에게 약품을 전달하죠. 그리고 곧바로 박스히어로에 접속해 '환자에게 투약/사용함' 거래처로 출고 처리를 진행해요. 김우오 원장님이 박스히어로에 모든 제품의 사진을 하나하나 등록해 둔 덕분에, 업무 중에도 제품을 빠르게 확인하여 정확하게 입출고 작업을 수행할 수 있다고 해요.
발주도 월 단위로 체계적으로 진행하고 있는데요. 상담 실장님은 매달 약품의 재고 현황을 점검하고, 박스히어로의 발주서 기능을 활용해 거래처에 정식 발주서를 발송해요. 박스히어로 발주서에는 재고 데이터를 기반으로 제품명, 납기일, 거래처 정보 등의 항목이 보기 좋게 정리되어 있고, 이메일로 즉시 전송할 수 있어 유용하죠. 또한 발주와 관련한 중요 정보들을 수기로 입력할 필요가 없어 오류가 줄며, 거래처별 발주 내역도 체계적으로 관리할 수 있어요.
“박스히어로에서는 입력된 수량을 기준으로 발주서를 자동으로 만들어주기 때문에 문서의 숫자가 틀릴 일이 없어요. 문서도 깔끔하게 정리돼 있어서 거래처에서 ‘발주서가 보기 좋다’는 피드백을 자주 받습니다.”
생명의정원 여성의원 김우오 원장
입고된 제품들은 주사실 약품장, 비품실, 공급실, 시술실, 채혈실, 약품 냉장고, 마약장 등 병원 내 여러 공간에 나누어 보관해요. 이러한 위치 정보는 박스히어로에도 동일하게 세팅되어 있어서, 언제 어디서나 재고 관리 솔루션만 열어봐도 각각의 공간에 어떤 약품이 몇 개 보관되어 있는지 한눈에 파악할 수 있죠.
원내 직원들은 시스템의 정확도를 유지하기 위해 정기적으로 전산상 재고와 실물 재고 간의 오차를 확인하는 습관도 실천하고 있어요. 제품이 입고되면 발주서 수량과 입고 수량을 대조해 이상 여부를 검토하고, 주간 및 월간 단위로 수행하는 재고 실사를 통해 재고 정합성을 유지하죠. 이러한 재고 관리 체계는 생명의정원 여성의원이 대형 병원 못지않은 정밀한 재고 관리를 실현할 수 있도록 돕고 있어요.
진료의 품질을 결정하는 재고 데이터
박스히어로에 축적하는 재고 데이터는 김우오 원장님의 진료 과정에서도 중요한 의사 결정 도구로 활용되고 있어요. 진료를 시작하기 전, 김우오 원장님은 먼저 박스히어로에서 실시간 약품 재고 현황을 확인해요. 만약 재고 수량이 넉넉지 않은 약품이 있다면, 그날 진료에서는 재고 여유가 있는 다른 약 중에서 동일한 효능군의 대체 약을 처방하죠. 반대로 특정 약품의 재고량이 충분히 확보되어 있을 때는 그 약을 중심으로 처방 계획을 조정하기도 해요.
“환자에게 처방을 내기 직전에도 재고 현황을 한 번 더 확인하는 습관이 있어요. 박스히어로에서는 아침마다 안전재고로 설정한 약품에 대한 재고 부족 알림을 발송해주기 때문에, 그걸 보고 필요한 약은 미리 주문을 요청하거나 처방 계획을 조정하기도 하고요. 덕분에 우리 병원에서는 진료 중에 약이 부족해 처방을 바꾸거나, 환자에게 ‘오늘은 이 약이 없어요’라고 말해야 하는 일이 없습니다.”
생명의정원 여성의원 김우오 원장
이처럼 김우오 원장님은 재고를 꾸준히 모니터링하며, 약 처방 후 재고 부족으로 처방을 번복해야 하는 상황을 미리 방지하고 있어요. 재고 데이터를 단순한 수량 정보가 아니라 누구에게, 어떤 약을, 어떻게 처방할지를 판단하는 임상적 기준으로 삼는 것이죠. 치료 과정이 길고 비용 부담이 큰 난임 환자들은 작은 혼선에도 민감하게 반응하기 쉽지만, 생명의정원 여성의원은 약품 재고와 처방 흐름을 안정적으로 유지하며 ‘항상 준비된 병원’이라는 믿음직스러운 이미지를 쌓아가고 있어요. 그 신뢰의 바탕에는 일정한 진료의 품질을 지켜주는 의사결정 파트너, 박스히어로가 있습니다.
“박스히어로는 도입 과정이 복잡하지 않아요. 한두 번만 사용해 보면 금방 익숙해지고, UI가 직관적이라 처음 접하는 사람도 어렵지 않게 적응할 수 있어요. 별도의 준비 기간 없이 마음먹었을 때 현장에 바로 적용할 수 있다는 것이 가장 큰 강점이라고 생각합니다.”
생명의정원 여성의원 김우오 원장
생명의정원 여성의원은 체계적인 솔루션과 꼼꼼한 관리만으로도 병원 운영의 효율을 극대화할 수 있다는 것을 보여주는 대표적인 사례예요. 김우오 원장님은 “박스히어로는 새로 시작하는 조직이 경영의 틀을 세울 때 가장 핵심이 되는 솔루션 중 하나”라며, 개원을 준비 중인 병원이나 작은 규모의 조직이라면 꼭 도입을 고려해 보길 추천했어요.
병원도 하나의 작은 사업체예요. 따라서 성공적인 경영을 위해서는 견고한 체계가 뒷받침되어야 하죠. 병원 운영의 흐름을 한눈에 파악할 수 있는 시스템은 개원의의 부담을 줄이고, 환자에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있게 도와요. 효과적인 병원 경영을 위한 재고 관리 솔루션을 찾고 계신다면, 생명의정원 여성의원처럼 박스히어로와 함께해보세요!
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