기능

구매, 입고, 재고, 영업, 출고까지! 직무별로 살펴보는 박스히어로 활용법

박스히어로에서는 구매와 입고, 판매와 출고를 재고 데이터라는 하나의 흐름 안에서 관리할 수 있어요. 그래서 박스히어로는 직무별 담당자들이 함께 사용할 때 그 진가가 발휘된답니다. 구매, 입고, 재고, 영업, 출고 담당자는 현장에서 박스히어로를 어떻게 활용할 수 있을까요? 직무별 박스히어로 활용법, 이곳에서 총정리해 드릴게요!

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잠깐! 박스히어로에서는 역할에 따라 권한을 다르게 설정할 수 있다는 것을 알고 계셨나요?

설정 > 멤버 설정에서 3가지 옵션(관리자, 멤버, 뷰어)으로 권한을 설정해 보세요. 만약 ‘입고만 할 수 있는 멤버’와 같이 더 세부적인 권한 설정이 필요하다면, 커스텀 권한을 만들 수도 있어요. 입고, 출고 등 특정 기능에만 접근할 수 있도록 하거나, 가격과 같은 민감한 정보를 비공개로 설정하는 것이 가능하답니다.

멤버 설정에서 아르바이트 권한을 설정하고 있는 박스히어로 화면 — **설정 > 멤버 설정**에서 멤버별 권한을 설정해요

아르바이트 권한에게 허용할 기능을 수정하는 박스히어로 권한 수정 선택창 — **설정 > 커스텀 권한 > + 권한 추가**에서 상황에 맞는 권한을 새로 만들어요

구매 담당자가 하는 일

구매 담당자의 가장 중요한 역할은 발주 시점을 놓치지 않는 것이에요. 안전재고를 기준으로 어떤 제품의 수량이 부족한지 확인하고, 적절한 때에 필요한 수량만큼 발주를 진행해야 하죠. 구매할 제품, 수량, 공급업체 등의 정보가 담긴 발주서는 팀에 투명하게 공유해요. 그래야 다른 직원들이 발주서를 보고 어떤 제품이 언제 창고에 들어올지 미리 알고 준비할 수 있어요.

✅ 구매 담당자를 위한 박스히어로 기능

발주서 작성
박스히어로 발주서는 구매 및 판매 > 구매 > + 발주서 작성에서 작성할 수 있어요. 구매가 필요한 제품을 선택하고, 수량, 단가, 할인, 세금, 발주일, 입고 예정일 등의 정보를 입력해요. 품목이 많을 때는 일일이 입력하지 않고 엑셀 가져오기를 통해 한 번에 대량 입력할 수도 있어요.

입고 대기와 입고 완료 목록이 나열되어 있는 박스히어로 발주서 목록 페이지 — 작성이 완료된 발주서는 **입고 대기**에서 확인해요

발주서 전송
박스히어로에 거래처 정보를 등록해 두면, 공급업체 담당자에게 곧바로 발주서를 전송할 수 있어요. 작성이 완료된 발주서 페이지에서 오른쪽 상단의 점 세 개(...) 아이콘 > 메일 전송을 선택하면 돼요. 그러면 메일 창으로 이동할 필요 없이 미리 등록해 둔 담당자의 이메일 주소로 발주서가 전송돼요.

공급자와 고객 리스트가 나열되어 있고 상단에 거래처 추가 버튼이 있는 박스히어로 거래처 관리 화면 — **데이터 관리 > 거래처**에서 신규 거래처를 추가해요

받는 사람 이메일과 회신 이메일 등 메일 발송을 위해 기입하는 설정창 — 박스히어로 안에서 발주서 전송이 가능해요

세금/할인 설정
공급업체와의 거래에서 자주 쓰는 세율이나 할인율이 있다면 설정 > 구매 및 판매에서 미리 설정해 두세요. 한 번만 설정하면 발주서를 작성할 때마다 간편하게 적용할 수 있어 편리해요.

부가가치세금의 세율을 설정하고 있는 세금 수정창 화면 — 특정 세율이나 할인율을 기본값으로 설정할 수도 있어요

입고 담당자가 하는 일

입고 담당자는 창고에 도착한 물품을 검수하고 보관하는 일을 맡아요. 발주서와 실제 물품을 대조하며 수량과 품목에 오류가 없는지 꼼꼼하게 확인해야 하죠. 검수를 마치면 입고 내역을 재고 관리 시스템에 실시간으로 업데이트해요. 만약 물품이 일부만 도착했거나 파손 또는 불량 문제가 있을 경우, 그 내용을 메모로 남겨 나중에 추적할 수 있도록 조치해요.

✅ 입고 담당자를 위한 박스히어로 기능

원스톱 구매-입고 프로세스
구매 담당자가 작성해 둔 발주서를 통해 빠르게 입고 처리를 진행할 수 있어요. 동일한 내용을 이중으로 입력하는 불필요한 절차가 줄어들어 업무 시간이 크게 단축돼요.

입고 완료로 상태가 바뀐 박스히어로 구매 내역 페이지 — 입고가 모두 끝난 후에는 발주서 상태가 **입고 완료**로 바뀌어요

바코드 스캔
별도의 바코드 스캐너가 없어도 박스히어로 모바일 앱만으로 바코드와 QR코드를 간편하게 스캔할 수 있어요. 겉 포장만으로는 구분하기 어려운 제품도 바코드 스캔으로 내용물을 신속하게 파악하죠. 입고된 물품과 발주 이력을 대조하는 과정도 훨씬 빨라져요. 물론, 블루투스 바코드 스캐너를 연동하는 것도 가능하답니다.

부분 입고
발주 수량보다 물품 수가 적게 들어왔다면 부분 입고로 처리해요. 이렇게 하면 발주서 상태가 입고 대기에서 부분 입고로 업데이트되어 다른 발주서들과 구분해 관리할 수 있어요. 이때, 메모란에 부분 입고 사유나 남은 물품의 입고 예정일을 메모해 두면 시간이 지나도 혼선이 줄어들어요.

상태, 발주일, 주문번호, 공급자, 품목 수, 입고현황이 띄워진 부분 입고 발주서 목록 — **입고 현황** 컬럼에서 입고되지 않은 수량을 파악해요

위치별 입고
물품을 보관하는 장소가 여러 곳일 때는 위치 기능을 활용해 재고를 나눠서 입고해 보세요. 예를 들어, A 제품 10개를 매장에 3개, 창고에 7개로 나누어 입고한다고 생각해 볼게요. 그러면 먼저 ‘매장’ 위치에 3개를 부분 입고하고, 나머지 7개를 ‘창고’에 다시 부분 입고하면 됩니다.

구매 페이지에서 물품을 입고할 위치를 설정하고 있는 박스히어로 부분 입고 페이지 — 입고 시 물품의 위치를 지정할 수 있어요

재고 담당자가 하는 일

재고 담당자는 회사의 재고 현황을 점검하고 관리하는 역할을 맡아요. 주기적으로 재고 변화 추이를 확인하면서 필요시에는 구매 담당자나 영업 담당자와 협의를 진행하죠. 재고가 부족하면 발주 시점을 앞당기고, 반대로 재고가 쌓이면 1+1 묶음 판매나 할인 행사를 통해 효율적으로 소진하는 식이에요. 또한, 정기적인 재고 실사를 진행해 전산상의 수량과 실제 수량이 일치하는지 확인하는 것도 재고 담당자의 중요한 업무 중 하나예요.

✅ 재고 담당자를 위한 박스히어로 기능

안전 재고 및 재고 부족 알림
제품마다 안전재고를 설정해 두면, 재고가 일정 수량 아래로 떨어졌을 때 재고 부족 알림을 받아 품절에 대비할 수 있어요. 재고 부족 알림을 설정한 멤버에게 모바일 앱 푸시 알림이 발송돼요.

인천 물류 창고의 안전 재고를 설정하기 위해 속성을 선택하는 박스히어로 설정 페이지 — **추가기능 > 재고 부족 알림**에서 안전재고로 사용할 속성을 선택해요

재고 부족 알림 페이지에서 푸시 알림 토글을 누르고 있는 화면 — **설정 >알림 설정**에서 푸시 알림을 켜 주세요

재고 분석
박스히어로는 축적된 재고 데이터를 바탕으로 여러 가지 분석 지표를 자동으로 계산해 줘요. 입출고요약에서는 기간별 입고, 출고, 조정, 이동 현황을 볼 수 있고, 과거 수량 조회에서는 특정 시점의 재고 수량을 확인할 수 있죠. 대시보드에서는 오늘과 최근 한 달간의 재고 추이를 한눈에 정리해 주고, 재고 분석에서는 수식을 설정해 평균 재고량, 재고 회전율 등을 계산할 수 있답니다. 분석 도구를 활용하면 팀에 공유할 재고 관리 보고서를 더 손쉽게 만들 수 있어요.

좌측 메뉴바 내 분석 카테고리 아래로 입출고 요약, 과거 수량 조회, 대시보드, 재고 분석, 매출 분석 기능들이 나열되어 있는 박스히어로 UI — 필요에 따라 적정한 분석 도구를 이용해요

협업 재고조사
대규모 재고 실사를 동료들과 함께 효율적으로 진행해 보세요. 박스히어로 모바일 앱으로 바코드를 스캔하면서 재고 조사가 가능하고, 마감 버튼만 누르면 실물 재고 수량이 전산상 재고 수량에 자동으로 반영돼요. 재고 데이터를 하나하나 수정할 필요가 없어 편리해요.

9월 정기 재고 조사 페이지에 세 팀원의 작업 시트들이 추가되어 있는 박스히어로 재고 조사 화면 — 담당자별로 재고조사 작업 시트를 나누어 진행할 수 있어요.

영업 담당자가 하는 일

영업 담당자는 고객과의 신뢰를 쌓고 거래를 성사시켜요. 이를 위해서는 고객과 대면하여 상담하거나 통화 중, 혹은 이동 중일 때도 정확한 실시간 재고를 확인할 수 있어야 하죠. 거래가 무사히 체결되면 즉시 판매서를 작성해 팀에 공유함으로써 출고 담당자가 신속하게 배송을 준비할 수 있도록 해요.

✅ 영업 담당자를 위한 박스히어로 기능

판매서 작성
박스히어로 판매서는 구매 및 판매 > 판매 > + 판매서 작성에서 작성할 수 있어요. 발주서를 작성할 때와 마찬가지로, 제품, 수량, 단가, 할인, 세금, 판매일, 출고 예정일 등의 정보를 입력합니다.

판매서 작성 하단에 판매 내역을 저장하고 즉시 출고 처리합니다 확인 문구와 체크 박스가 띄워져 있다. — 판매와 동시에 출고로 처리할 수도 있어요

재고 공유 링크
실시간으로 업데이트되는 재고 데이터를 거래처에 링크 하나로 제공해 보세요. 거래처에 보여주고 싶은 제품만 선택하거나 가격, 원산지와 같은 민감한 속성 정보를 숨길 수도 있죠. 이 기능을 잘 활용하면 보유한 재고 리스트를 문서로 정리하는 데 쓰는 시간을 절약해 영업 활동에 쓸 수 있어요.

노트북 화면 안에 12월 특가 상품으로 다양한 제품 리스트가 띄워져 있다. — 재고 공유 링크를 행사용 카탈로그로도 사용해요.

출고 담당자가 하는 일

출고 담당자는 빠르고 정확하게 주문을 확인하고, 판매서를 토대로 물품을 피킹해요. 이후 포장 과정을 거치며 출고 수량과 판매 내역이 일치하는지 최종적으로 검토한 다음, 고객에게 제품을 발송하죠. 출고가 완료된 제품은 재고 관리 시스템에서 즉시 수량을 차감함으로써 재고 데이터가 꼬이지 않도록 해요.

✅ 출고 담당자를 위한 박스히어로 기능

원스톱 판매-출고 프로세스
구매와 입고가 자연스럽게 연결되어 있듯이, 박스히어로에서는 판매와 출고도 물 흐르듯 이어져요. 판매서에서 일괄 출고 또는 부분 출고를 누르는 것만으로 바로 재고 데이터에 반영되죠. 판매와 출고를 연동하면 출고 내역을 거래처별로 확인할 수 있어 고객 관리에도 도움이 돼요.

판매서 목록에서 필터 추가를 통해 거래처 리스트 중 (주)샐리 존스 필터를 선택하고 있다. — 고객별로 판매 내역을 모아볼 수 있어요

업체마다 직원들의 역할은 조금씩 다르기 마련이에요. 어떤 곳은 구매, 입고, 재고, 영업, 출고를 각각 한 사람이 담당하고, 또 어떤 곳은 한 사람이 여러 업무를 겸하며 유연하게 움직이기도 하죠. 중요한 건 박스히어로는 어떤 곳에서든지 맞춤형 재고 관리 솔루션으로 기능한다는 점이에요. 박스히어로와 함께라면 누구나 효율적인 재고 관리와 매끄러운 업무 흐름을 만들어 갈 수 있습니다. 지금 바로 아래 버튼을 눌러 박스히어로를 무료로 체험해 보세요!

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