IT 자산 관리(ITAM)란?
오늘날은 하드웨어, 소프트웨어 등 다양한 IT 자산에 대한 기업의 지출이 증가하는 시대입니다. 비용 절감을 고민하는 기업은 IT 자산을 최적화할 방법을 궁리하죠. 효과적인 IT 자산 관리는 어떤 절차에 따라 진행될까요? IT 자산 관리의 중요성과 IT 자산을 효과적으로 관리하는 방법을 자세히 알아봅시다.
IT 자산을 전략적으로 추적하고 관리해요
우선, IT 자산에는 무엇이 있는지 살펴볼게요. 회사 내에서는 PC, 노트북, 키보드, 마우스, 프린터, 복합기, 서버 등 다양한 컴퓨터 관련 장비가 쓰여요. 컴퓨터 장비와 같은 하드웨어는 대표적인 IT 자산입니다.
무형의 자산인 소프트웨어도 IT 자산에 해당해요. 컴퓨터에 내려받아 사용하는 프로그램, 연 또는 월 단위로 구독하여 사용하는 SaaS(Software as a Service)나 클라우드 서비스 등이 소프트웨어예요.
그뿐만 아니라 사내에 축적되는 데이터, 비즈니스를 위한 인프라와 프로세스까지 IT 자산으로 보기도 해요. 이 모든 것을 전략적으로 추적하고 관리하는 것이 바로 IT 자산 관리(IT Asset Management, ITAM)입니다.
기업은 업무의 생산성을 향상하고 업무 워크플로를 간소화하고자 IT 자산의 도입을 결정해요. IT 자산은 다른 사내 소모품 및 비품보다 큰 비용을 투자해야 하는 자산이에요. IT 기술은 계속해서 변화하고 발전하기에 조직에 가장 최적화된 하드웨어 또는 소프트웨어를 도입하기 위해서는 충분한 검토가 필수적이죠. 또한, IT 자산을 이용할 때는 저작권, 라이선스, 보증 등의 책임과 연계되는 경우가 많으므로 철저한 관리도 동반되어야 해요. 이러한 이유로 비용 대비 효과를 극대화하기 위해서는 적극적인 IT 자산 관리가 필요하답니다.
한 마디로 IT 자산 관리는 IT 자산을 구매하고, 사용하고, 유지관리하고, 폐기하는 전 과정을 전략적으로 관리함으로써, 조직의 예산 내에서 하드웨어와 소프트웨어 이용을 최적화하는 과정이에요.
IT 자산 관리를 성공적으로 실천하는 법
IT 자산 관리의 과정은 조직마다 조금씩 달라요. 하지만 IT 자산 관리의 단계는 일반적으로 요청 - 구매 - 배포 - 유지 관리 - 재고 관리 - 폐기의 6단계로 이뤄집니다. 이를 IT 자산 수명주기라고도 불러요. 각 단계에서 어떤 일을 진행하는지 살펴볼까요?
요청
마케팅팀의 A 대리가 업무 생산성 향상을 위한 챗GPT(ChatGPT) 유료 구독을 요청했어요. 영업팀의 B 팀장은 출장 시 사용하기 위한 노트북 구매를 요청하네요. 이렇듯 IT 자산 관리 담당자는 IT 관련 하드웨어 및 소프트웨어 구매 요청을 검토하는 단계를 통해 IT 자산 수명주기 관리를 시작해요. 성공적인 IT 자산 관리를 실천하는 조직은 꼭 필요한 IT 자산만 구매할 수 있도록 지침을 마련해 두어요.
구매
필요한 하드웨어 또는 소프트웨어를 매입하는 단계예요. 조직 내 예산에 맞춰 IT 자산의 구매 또는 임대를 결정하고, 적절한 계약을 맺어요.
배포
구매한 하드웨어 또는 소프트웨어를 조직 내 사용자에게 제공하는 단계예요. 배포 전에 구매 또는 임대한 IT 자산에 이상이 없는지 검수하죠. 하드웨어 장비의 경우, 정확한 자산 추적을 위해 정보가 기재된 바코드를 부착하기도 합니다.
유지 관리
주기적인 모니터링을 통해 조직 내 사용자들이 IT 자산을 어떻게 활용하는지 체크해요. 고장난 곳은 수리하고, 소프트웨어 업데이트를 진행하는 등 IT 자산이 제 역할을 다할 수 있도록 관리하죠. 지금 사용하고 있는 IT 자산보다 더 효율적이고 합리적인 하드웨어나 소프트웨어가 새롭게 등장하진 않았는지 검토하는 것도 유지 관리 단계에서 해야 할 일이예요.
모니터링을 통해 IT 자산 관리 담당자는 중복하여 도입하였거나, 도입했는데도 전혀 사용하지 않는 IT 자산을 발견하기도 해요. IT 팀에서 이미 구입한 소프트웨어를 직원들이 개별적으로 구매해 사용하는 그림자 IT(Shadow IT) 자산이 드러나는 일도 종종 있죠. 기업 내에서 소프트웨어 등을 이용할 때는 라이선스를 위반하지 않도록 특별한 주의가 필요하므로 빠르게 조치해야 한답니다. 이처럼 지속적인 유지관리가 있어야만 불필요한 IT 자산의 추가 구매를 막고, 새어나가는 비용을 절감할 수 있어요.
재고 관리
판매할 제품처럼 IT 자산도 재고 관리가 필요해요. 직원 수가 늘어나면 그만큼 직원에게 제공되는 하드웨어의 양이 늘어나므로 꼼꼼한 재고관리를 통해 IT 자산을 추적해야 합니다. IT 자산 관리에서 재고 관리란, 각각의 IT 자산을 누가, 어디서, 얼마간 사용 중인지를 정확히 파악하는 것을 말해요.
성공적인 IT 자산 관리를 실천하는 조직의 담당자는 통합된 재고 데이터베이스에서 검색을 통해 창고에 몇 대의 하드웨어 장비(예: 노트북)가 있는지를 손쉽게 파악하고, 직원에게 장비를 제공하기에 앞서 IT 자산을 효과적으로 추적하는 바코드를 부착해요. 이를 위해서는 실시간으로 재고 데이터가 업데이트되고, 재고 데이터에 위치 정보가 포함되며, 바코드를 스캔해 정보를 확인할 수 있는 박스히어로와 같은 재고 관리 솔루션이 도움이 돼요.
폐기
IT 자산의 수명이 다하면 이를 효율적으로 폐기하는 것도 중요해요. 하드웨어의 노후화, 소프트웨어 라이선스 만료, 새로운 IT 기술의 등장 등이 IT 자산을 폐기하는 대표적인 이유예요. 담당자는 업무가 중단되는 시간을 최소화하며 IT 자산을 폐기할 방법을 고민해야 합니다. 특히 조직에서 사용하는 IT 자산은 비즈니스의 중요 정보를 포함하고 있으므로 데이터를 안전하게 이동한 다음, 처분하는 절차를 거쳐야 해요.
여러 명이 IT 자산을 공유하는 조직 내 환경에서 낭비를 줄이고 효율성을 높이려면 IT 자산 관리는 필수입니다. 제품의 재고 관리뿐만 아니라 조직의 IT 자산 관리까지 가능한 똑똑한 재고 관리 솔루션 박스히어로와 함께해 보세요! IT 자산 관리의 효과를 더욱더 극대화할 수 있습니다.
