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유령 재고, 왜 생기는 걸까요? 원인부터 해결방법까지

전자제품을 판매하는 L 씨의 온라인 쇼핑몰에 한꺼번에 노트북 10대 주문이 들어왔어요. 다행히 시스템에는 재고가 12대로 표시돼 있었죠. 그런데 막상 출고를 준비하다 보니 실제로 창고에 보관된 노트북은 7개뿐이라는 걸 알게 됐어요. 결국 부족한 수량 때문에 3건의 주문을 취소하고, 환불 절차를 진행했어요.

이처럼 전산상으로는 있으나 실제로는 없는 재고를 유령 재고라고 해요. 도대체 유령 재고는 왜 발생하는 걸까요? 유령 재고를 찾아내고, 같은 문제가 반복되지 않게 막으려면 어떻게 해야 할까요? 유령 재고가 생기는 대표적인 원인부터 실무에 적용할 수 있는 해결책까지, 지금부터 박스히어로와 함께 알아볼게요!

유령 재고를 만드는 6가지 요인

유령 재고는 어느 날 갑자기 생기지 않아요. 대수롭지 않게 넘겼던 순간순간의 작은 판단들이 전산상 재고와 실물 재고 사이의 틈을 키우죠. 실무 현장에서 유령 재고를 만드는 대표적인 6가지 요인에는 무엇이 있을까요? 하나씩 들여다보면서 재고 관리 과정에서 놓치고 있던 지점은 없는지 점검해 보세요!

입고 오류
바쁜 실무 현장에서는 창고에 들어온 물건의 수량을 재고 시스템에 잘못 입력하는 실수가 자주 발생해요. 95개 들어온 상품을 100개로 기록하거나, 파손되어 반품하려는 물품을 빼놓고 재고 시스템에는 전체 수량을 그대로 입력하는 입고 오류가 발생하면 유령 재고가 생겨요.

재고 업데이트 누락
물건은 이미 출고되어 나갔는데, 재고를 제때 업데이트하지 않았을 때도 시스템에 유령 재고가 남게 돼요. 급하게 물건을 처리해야 할 때는 출고는 먼저, 기록은 나중이 되기 쉽죠. 출고 상태를 반영해야 하는 판매 채널이 늘어날수록 재고 업데이트 누락으로 인한 유령 재고는 더 자주 발생해요.

재고 분실
물건이 창고 선반 뒤쪽으로 떨어져 한동안 발견되지 못하거나, 정해진 위치가 아닌 곳에 물건을 두고 까먹는 경우도 종종 있어요. 이렇게 실물 재고의 분실이 발생하면 전산상 재고만 남게 되어 재고 운영에 혼선이 생겨요. 물건들이 비효율적으로 보관된 창고, 규모가 큰 창고에서는 재고 분실이 자주 일어납니다.

도난 및 무단 반출
매장을 방문한 고객의 절도 또한 유령 재고의 원인이에요. 도난은 업종을 불문하고 고객을 대면하는 오프라인 매장이 감내해야 하는 리스크 중 하나죠. 때로는 내부 직원이 물건을 무단으로 반출하여 전산상 재고와 실물 재고 수량이 어긋나기도 해요.

폐기 미처리
더는 판매할 수 없는 상태라는 것을 알면서도 재고를 제때 폐기하지 않으면, 실물 재고와 전산상 재고가 엇갈리기 시작해요. 이 문제는 특히 식품, 화장품, 건강기능식품 등 유통기한 관리가 중요한 품목을 판매하는 업종에서 흔히 발생해요.

미흡한 역물류 관리
고객이 반품하거나 교환한 상품을 제대로 처리하지 못해 재고가 꼬이기도 해요. 이를테면 고객이 반품한 상품의 상태 확인이 끝나기도 전에 시스템에 입고 처리부터 해버리거나, 교환 처리 시 새 상품만 출고 처리하고 되돌아온 기존 상품은 놓치는 경우가 있죠. 이러한 역물류 과정의 오류는 재고 현황을 어긋나게 만들어 유령 재고를 유발해요.

유령 재고, 반드시 해결해야 하는 이유

“전산상 재고와 실물 재고가 조금 안 맞는 게 그렇게 큰 문제인가요?”

유령 재고는 늘 아주 작은 오차에서 시작해요. 그래서 특별한 문제가 아니라고 받아들이시는 분들이 많죠. 하지만 유령 재고는 전산상 수량을 기준으로 하는 다양한 의사결정의 오류를 유발하고, 결국 운영 전반을 조금씩 망가뜨리는 심각한 문제예요.

예를 들어 볼까요? 재고가 있다고 믿고 추가 발주를 미루는 사이, 품절이 발생해 주문 취소와 판매 기회 손실로 이어질 수 있어요. 실제로는 다 팔리고 없는 제품인데, 유령 재고를 보고 재고가 오래 남아 있다고 판단해 잘 안 팔리는 상품으로 분류할 수도 있죠. 직원들은 물건을 찾기 위해 창고를 뒤지는 시간이 길어지고, 정말 재고가 없는지 두 번 세 번 확인하느라 불필요한 시간이 계속 소모돼요. 이런 상황이 반복되면 고객에게 제때 상품을 제공하지 못하는 날들이 늘고, 브랜드 신뢰도 역시 서서히 낮아질 수밖에 없어요.

무엇보다 유령 재고의 가장 큰 문제는 숫자만 보면 이상이 없어 보여서 대응이 늦어진다는 거예요. 취급하는 SKU가 몇 개 안 될 때는 비교적 전산상 재고와 실물 재고의 불일치를 파악하기 쉽지만, SKU 종류가 늘어날수록 관리 난이도가 기하급수적으로 높아져 유령 재고 문제도 함께 커지게 돼요.

유령 재고를 없애는 쉽고 빠른 방법

혹시 이 글을 읽으며 우리 창고에도 유령 재고가 있는 것 같다는 느낌이 드셨나요? 그렇다면 가장 먼저 해야 할 일은 재고 조사예요. 정해진 주기마다 재고 조사를 진행해 시스템에 기록된 수량과 실제 수량을 비교하는 것만으로도 유령 재고가 쉽게 드러나요.

모든 재고를 한 번에 조사하기 어렵다면 부분 실사부터 시작해도 좋아요. 자주 팔리는 상품, 재고 변동이 잦은 상품처럼 우선순위가 높은 재고부터 나눠서 점검하는 거예요. 이렇게 하면 부담을 줄이면서도 재고 정합성을 빠르게 끌어올릴 수 있어요.

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박스히어로에서는 모바일 앱으로 바코드를 찍기만 하면 쉽고 빠르게 재고 조사를 할 수 있어요. 종이에 적거나 엑셀에 옮겨 적을 필요 없이 현장에서 바로 전산상 재고를 업데이트할 수 있어, 유령 재고를 발견하고 제거하는 과정이 훨씬 단순해져요.

유령 재고를 없앤 후에는 다시 유령 재고가 생기지 않도록 재고 관리 프로세스를 점검하는 과정이 필요해요. 입고, 판매, 출고, 반품, 폐기처럼 재고가 움직이는 모든 순간이 빠짐없이 기록되고 있는지 살펴보는 거죠. 특히 오류가 생길 가능성이 큰 수기 입력 과정을 제거하고, 재고 관리 과정을 투명하게 기록하는 데 집중해 보세요. 휴먼 에러(Human Error)나 도난, 변질, 손상과 같은 불용재고가 크게 줄어들어 유령 재고를 막을 수 있을 거예요.

박스히어로 모바일 화면 : 히스토리 화면중 출고 내역이 크게 확대되어 있다.

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박스히어로는 모바일 앱으로 현장에서 바로 입출고 처리가 가능하고, 재고 히스토리가 투명하게 남아서 언제든지 재고의 이동 경로와 담당자 정보를 추적할 수 있어요.

전산상 재고 수량을 신뢰할 수 없다면, 지금 바로 박스히어로와 함께 유령 재고를 없애는 첫 번째 재고 조사를 시작해 보세요! 아래 버튼을 누르면 바코드 스캔, 재고 조사, 입출고, 재고 히스토리 등을 포함한 박스히어로의 모든 기능을 무료로 사용할 수 있답니다.

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