박스히어로와 함께 재고 정보의 파편화를 해결한 한새코리아

한새코리아는 독일의 유압 볼팅 공구 브랜드 플라라드(PLARAD)와 산업 안전 장비 브랜드 스카이로텍(SKYLOTEC)의 제품을 국내에 유통하는 기업으로, 풍력 발전, 조선, 항만, 건설 등 다양한 산업 현장에 전문 장비를 공급하고 있어요. 

최정민 대표님은 사업 성장과 함께 제품이 빠르게 늘어나면서 재고 관리의 어려움을 맞닥뜨리셨다고 해요. 정보가 여러 곳에 흩어져 있어 재고 데이터를 업무에 활용하기 쉽지 않았고, 그마저도 휴먼 에러가 잦아 신뢰하지 못하는 경우가 많았죠. 

하지만 최정민 대표님은 “박스히어로 도입 이후 재고 관리에서 반복되던 여러 가지 문제들을 한 번에 해결할 수 있었다”고 말합니다. 박스히어로와 함께 재고 데이터의 통합성, 추적성, 활용성, 신뢰성을 높인 한새코리아의 이야기를 자세히 들어볼까요? 

박스히어로 도입으로 달라진 한새코리아의 업무 흐름

2017년, 최정민 대표님이 처음 사업을 시작할 당시만 해도 엑셀만으로 충분히 재고를 관리할 수 있었다고 해요. 하지만 해를 거듭할수록 제품 수가 기하급수적으로 많아졌고, 엑셀로는 해결할 수 없는 재고 문제가 하나둘씩 생겨나기 시작했죠. 그중에서도 가장 큰 문제는 직원마다 정보를 기록하고 관리하는 방식이 서로 달라 발생하는 정보의 파편화였습니다. 

경영 차원에서 회사 전체의 흐름을 확인해야 할 때마다 최정민 대표님은 매번 문서를 작성한 사람을 호출해 설명을 요구해야 했어요. 엑셀에 기록된 숫자를 믿기 어려워 직접 현장을 찾아 재고를 다시 확인하는 일도 적지 않았다고 해요. 

최정민 대표님은 더 이상의 자원 낭비를 막고, 성장한 사업 규모에 맞는 재고 관리를 실천하기 위해 새로운 재고 관리 시스템의 도입을 고민하기 시작했어요. ERP부터 생성형 AI를 활용해 직접 재고 관리 시스템을 구축하는 방법까지 전방위로 비교해 보셨다고 하는데요. 고민 끝에 선택한 재고 관리 시스템은 간편하고 직관적인 사용성을 갖춰 누구나 쉽게 쓸 수 있는 박스히어로였습니다. 

“이전에는 박스히어로와 같은 클라우드 기반 업무 프로그램을 사용해 본 경험이 없었어요. 그래서 처음에는 ‘정말 업무에 도움이 될까?’, ‘괜히 비용만 쓰게 되는 건 아닐까?’ 하는 의구심도 있었습니다. 오랫동안 각자의 경험과 노하우를 바탕으로 일해온 직원들이 새로운 시스템에 적응하지 못하거나 거부감을 느끼지는 않을까 걱정되기도 했고요.

그래도 박스히어로를 도입하기로 한 뒤에는 전사적으로 새로운 시스템을 정착시키겠다는 의지를 갖고 꾸준히 직원들을 교육했어요. 도입한 지 약 6개월이 지난 지금은 처음에 가졌던 우려가 모두 사라진 상태입니다. 박스히어로 덕분에 회사 전체의 업무 흐름이 훨씬 자연스럽고 효율적으로 바뀌었다고 느껴요.”

한새코리아 최정민 대표

거래 정보를 하나로 잇는 박스히어로 메모 활용법

한새코리아는 고객사로부터 주문이 들어오면 독일 본사에 해당 제품을 발주하고, 약 1~2개월 뒤 국내에 도착한 제품을 검수해 고객사에 전달하는 방식으로 제품을 유통하고 있어요. 고객사와의 거래를 기록할 때는 박스히어로의 판매 기능을, 독일 본사와의 거래를 기록할 때는 박스히어로의 구매 기능을 사용하죠. 

이처럼 고객 주문, 본사 발주, 국내 입고 및 검수, 최종 출고에 이르는 과정이 몇 달에 걸쳐 이어지다 보면 관련 정보가 흩어지거나 누락되기 쉬워요. 나중에 이전 거래가 어떤 과정을 거쳐 이뤄졌는지 파악하기도 어렵고요. 최정민 대표님은 이를 방지하기 위해 모든 발주서와 판매서의 메모란에 견적서 번호와 같은 거래 정보를 꼼꼼하게 기록하고 있습니다.

이렇게 메모란에 거래 정보를 남겨두면 담당자가 아니더라도 해당 판매가 어떤 주문에서 시작됐는지 바로 확인할 수 있어요. 입고된 품목과 수량이 발주 내용과 일치하는지 검수하는 과정도 한층 수월해집니다. 검수할 때마다 관련 문서를 일일이 찾아 대조하는 시간을 줄일 수 있기 때문이에요. 실제로 한새코리아는 제품이 입고되면 박스히어로 발주서, 발주서 메모란에 기록한 견적서, 제품과 함께 들어온 인보이스를 교차로 검수하고 있어요. 

출고할 때는 메모에 시리얼 번호를 추가로 기록해 어떤 제품이 어느 고객에게 전달됐는지까지 추적해요. 한새코리아가 다루는 산업 안전 장비류는 제품에 문제가 생겼을 때 신속하게 확인하고 대응하는 것이 매우 중요한데요. 그러려면 어떤 시리얼 번호의 제품이 어느 고객사에 전달됐는지 정확히 파악할 수 있어야 해요. 또한 박스히어로 메모란에 기록한 제품별 시리얼 번호는 사용 기한 만료가 가까워진 고객에게 적절한 시점에 교체를 권고할 때도 중요한 근거로 활용된답니다.

“누구나 거래 정보를 검색하면 이 거래가 어떤 과정을 거쳤는지 빠르게 확인할 수 있도록 메모를 적극적으로 활용하고 있습니다. 박스히어로에서는 메모에 입력한 내용을 간편하게 검색할 수 있어서 편리해요.”

한새코리아 최정민 대표

수리 제품은 별도 위치에, 임대 제품은 반품 기능으로

한새코리아의 창고에는 일반 판매 제품뿐만 아니라 검교정 및 수리 제품이나 임대 제품도 드나드는데요. 한새코리아는 이처럼 거래의 성격과 이동 흐름이 서로 다른 제품을 효과적으로 관리하기 위해 박스히어로의 여러 기능을 업무에 맞게 활용하고 있었습니다. 최정민 대표님은 수리 제품과 임대 제품을 예로 들어 박스히어로의 기능들을 실제 업무 흐름에 맞게 유연하게 응용하는 방법을 소개해 주기도 하셨어요. 

먼저 고객사로부터 전달받은 검교정 및 수리 대상 제품은 박스히어로에 따로 만들어 둔 검교정 및 수리 위치에서 관리해요. 해당 위치만 확인하면 현재 검교정이나 수리를 진행 중인 제품이 몇 개인지, 어느 고객사에서 맡긴 제품인지 한눈에 파악할 수 있어 편리하죠. 

또 판매를 위해 구매한 제품이 아니기 때문에 구매 기능 대신 입고 기능으로 등록하고, 작업이 끝난 뒤에는 조정 기능을 활용해 재고 수량을 0으로 맞춥니다. 제품이 들어온 목적과 처리 단계에 따라 어떤 기능을 사용할지 명확한 기준을 세워둔 덕분에, 담당자가 달라져도 언제나 같은 방식으로 일관되게 업무를 처리할 수 있어요.

고객에게 나갔다가 일정 기간이 지나면 다시 회사로 돌아오는 임대용 장비는 반품 기능으로 관리해요. 여러 고객에게 서로 다른 기간으로 장비를 임대하다 보면 모든 대여 이력을 일일이 기억하기 어려운데요. 반품 기능을 활용하면 장비가 언제 나갔고 언제 돌아왔는지 정확하게 확인할 수 있죠. 최정민 대표님은 "판매일과 반품일을 기준으로 임대 기간과 비용을 계산하고 있어 회계 업무를 수행할 때도 이 자료가 많은 도움이 된다"고 덧붙였어요. 

"일반적으로 판매자 입장에서 ‘반품’은 기분 좋은 단어가 아니잖아요. 하지만 임대 업무에서는 반품이 굳이 부정적인 의미일 필요가 없습니다. 언제 나갔고 언제 돌아왔는지를 쉽고 간편하게 확인하는 데 이보다 더 좋은 기능은 없다고 생각해요."

한새코리아 최정민 대표

오류는 줄이고, 추적성은 높인 QR코드 이력 관리

최정민 대표님은 박스히어로 바코드 기능을 활용해 만들고 출력하는 QR코드에도 높은 만족도를 보여주셨어요. 현재 한새코리아에서는 제품 관리용 코드와 시리얼 번호를 QR코드로 만들어 제품에 부착하고 있는데요. 제품 관리용 QR코드는 박스히어로의 제품 목록에서 품목 정보를 찾을 때 사용하고, 시리얼 번호 QR코드는 개별 제품의 이력을 확인할 때 활용하고 있다고 해요. 

과거 엑셀로 재고 관리를 실천하던 시절에는 코드를 하나하나 입력해 원하는 제품을 찾아야 했어요. 이 과정에서 알파벳 ‘I’와 숫자 ‘1’, 알파벳 ‘O’와 숫자 ‘0’을 혼동하거나, 잘못된 글자를 입력하는 등 크고 작은 휴먼 에러가 발생할 수밖에 없었죠. 그러나 지금은 QR코드를 스캔하는 것만으로 필요한 정보를 바로 확인할 수 있어 입력 오류가 크게 줄었습니다.

한새코리아는 출고 후 1~2년이 지나 검교정이나 수리를 위해 제품이 다시 돌아왔을 때도 이력을 빠르게 확인할 수 있도록, 고객에게 전달하는 제품에도 QR코드를 부착하고 있습니다. 제품이 거친 산업 현장에서 사용되는 만큼, 내구성이 높은 라벨지를 사용해 쉽게 떨어지지 않는 위치에 부착한다고 하는데요. 최정민 대표님은 “QR코드의 생성과 출력까지 모두 박스히어로 안에서 진행할 수 있어 편리하다”며, 라벨화 과정이 한층 간편해졌다고 설명했어요.

“한새코리아는 현재 B2C로 사업 영역을 점차 확장하고 있어요. B2B 거래는 주문을 받은 뒤 담당자가 재고를 한 번 더 확인할 수 있지만, B2C에서는 고객이 온라인 쇼핑몰을 통해 별도의 확인 절차 없이 바로 제품을 구매합니다. 그만큼 실제 재고와 시스템상의 재고가 정확하게 일치하는 것이 더욱 중요하죠. 

그런 점에서 박스히어로를 통해 흩어져 있던 재고 정보를 하나의 시스템으로 통합하고, 실시간으로 관리할 수 있는 환경을 갖춘 것은 정말 잘한 선택이었다고 생각해요. 앞으로 사업을 안정적으로 확장해 나가기 위한 기반을 마련한 셈이니까요.”

한새코리아 최정민 대표

새로운 시스템을 도입하기 전에는 여러 고민이 따르기 마련이에요. 최정민 대표님 역시 같은 고민을 했지만, “박스히어로를 사용하면서 그 우려를 하나씩 내려놓을 수 있었고, 이제는 박스히어로 덕분에 한새코리아가 버전 2로 거듭난 것 같다”고 이야기하며 인터뷰를 마쳤습니다. 

재고 데이터가 여러 곳에 흩어져 있어 전체 흐름을 파악하기 어렵거나, 시스템 속 숫자를 어디까지 믿어야 할지 고민하고 있나요? 한새코리아처럼 박스히어로와 함께 우리 회사의 재고 정보를 하나의 흐름으로 연결하는 재고 데이터를 만들어 보세요! 

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