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ERP 도입을 고민하는 중소/중견기업(SMB)이라면, 꼭 읽어보세요!

기업 운영에 있어서 데이터 관리는 매우 중요해요. 많은 비즈니스 리더가 기업을 성공으로 이끄는 핵심 요소로 효율적인 데이터 관리를 꼽을 정도죠. 비즈니스 프로세스를 통합하여 업무 효율성을 극대화하는 ERP 시스템 도입 기업이 늘어난 것도 이러한 맥락에서 이해할 수 있어요. 최근에는 중소/중견기업(SMB)도 ERP에 큰 관심을 기울이고 있는데요. ERP 도입이 중소/중견기업의 성장에 어떤 도움을 줄 수 있을지 ERP의 장단점을 통해 살펴볼게요.

ERP, 데이터 기반의 비즈니스 운영 도구

우리말로는 ‘전사적 자원 관리’라고 부르는 ERP(Enterprise Resource Planning)는 말 그대로 기업의 자원을 관리하는 비즈니스 운영 도구예요. 제조, 영업, 회계, 물류, 인사 등 오늘날의 비즈니스 활동 대부분은 온라인상에 기록된 데이터를 기반으로 이뤄지는데요. 이때, 각각의 비즈니스 프로세스에서 발생하는 데이터를 효율적으로 관리하는 것이 ERP의 역할이에요.

ERP의 가장 큰 특징은 모든 자원(데이터)을 하나의 도구에서 통합해 관리할 수 있다는 점이에요. 단일 플랫폼에서 자원을 일괄적으로 관리하므로 조직 구성원 누구나 기업의 모든 데이터를 적시에 활용할 수 있죠. 여러 부서가 중복된 데이터를 비효율적으로 관리하면서 불어난 인건비와 업무 시간도 획기적으로 줄일 수 있어요. 이를 데이터의 사일로(Silo)를 제거했다고도 표현하죠. 사일로는 업무 상황에서 부서 간의 정보 교류가 원활하게 이뤄지지 않는 현상을 일컫는 말이에요.

또 실시간으로 정보를 제공하는 ERP 시스템의 도움을 받아 비즈니스 상황에 대한 정확한 통찰력을 얻기도 해요. 비즈니스 전체를 관장하는 눈은 당면한 문제의 해답을 빠르게 찾아 대응할 수 있도록 도와주죠. 게다가 클라우드 기반의 오늘날 ERP 시스템은 비즈니스의 효율을 끌어올리는 인공지능, 자동화, 빅데이터, 챗봇 등 다양한 IT 기술을 적재적소에 활용할 수 있어 더욱 유용해요.

만약 가구를 도매로 판매하는 제조 업체가 ERP를 도입한다면 어떨까요? 해당 업체는 생산부터 배송까지의 모든 과정을 ERP 시스템으로 쉽게 관리할 수 있을 거예요. 가구의 생산량과 창고에 남아있는 재고량을 간편하게 비교해 언제나 최적의 수준을 유지하기도 편리하겠죠. 또 빅데이터 기반의 예측 및 분석 기능을 활용해 앞으로의 비즈니스 계획을 세울 수도 있고요. 이러한 통합적인 데이터 관리는 궁극적으로 업체의 비즈니스 성과를 극대화하는 데 많은 도움이 될 거예요.

ERP 도입의 난제: 복잡한 기능과 비용적 부담

그러나 ERP의 도입에도 분명한 한계는 있어요. 중소/중견기업이 ERP를 도입할 때 가장 큰 걸림돌이 되는 것은 비용적 측면이에요. 비용을 줄이기 위해서 도구를 도입하는 것인데, 예상보다 더 많은 초기 투자 비용이 들거든요. ERP 시스템을 도입하려는 기업이 투자해야 하는 비용에는 이런 것들이 있어요.

1. 라이선스 비용

수많은 기능을 가지고 있는 ERP 시스템은 고가의 라이선스 비용을 지불해야만 사용할 수 있어요. 일부 기능만 쓰고 싶어도 항상 모든 기능에 대한 비용 전부를 지불할 수밖에 없죠. ERP 시스템을 쓰는 사용자 수가 많을수록 비용이 기하급수적으로 늘어나기도 해요. 사용자 수가 적은 중소/중견기업일지라도 주기적으로 지불해야 하는 라이선스 비용은 마치 줄어들지 않는 빚처럼 무거운 부담으로 느껴질 수 있어요.

2. 구축 비용

회사 실정에 맞는 ERP 시스템을 도입하려면 해당 시스템을 회사의 운영 방식에 맞춰 설계하고 구축하는 과정이 필요해요. 고도의 기술이 집약된 ERP 시스템을 최적화하기 위해서는 전문가의 지원이 필수적이죠. 이는 곧 그만큼의 인건비와 서비스 비용이 든다는 것을 의미해요. 이 과정에서 소모되는 비용이 생각보다 높아 ERP 도입을 중도에 포기하거나, 비용을 아껴보고자 설계 및 구축 과정을 거치지 않고 ERP를 도입하는 기업들도 있어요. 그러나 회사의 운영 방식과 동떨어진 ERP 시스템은 비즈니스 프로세스를 통합하는 데 아무런 도움을 주지 못한답니다.

3. 교육 및 훈련 비용

높은 비용을 지불하고도 엑셀 프로그램으로 할 수 있는 작업만을 수행한다면 빛 좋은 개살구와 다름없어요. 따라서 직원들이 낯설고 새로운 도구인 ERP 시스템에 적응하고, 그 안의 복잡다단한 기능들을 잘 사용할 수 있도록 꾸준히 교육하고 훈련하는 과정이 뒷받침되어야만 하죠. 하지만 실무를 수행하는 직원들이 시스템에 익숙해질 때까지 얼마나 오랫동안 교육과 훈련에 시간과 비용을 투자해야 할지는 알 수 없어요.

4. 유지 보수 비용

유지 보수 비용도 무시하기 어려워요. 비즈니스 프로세스를 변경할 때마다 ERP 시스템을 다시 최적화하는 과정이 동반되어야 하니까요. 제때 ERP 시스템을 업데이트하지 않으면 조직 내에 혼란이 찾아오기도 해요. 유지 보수를 하지 않은 채 실무와 동떨어진 ERP 시스템을 사용하다가는 직원들이 많은 돈을 투자한 ERP 시스템을 거부하는 최악의 상황이 발생할 수도 있어요.

중소기업이 재고관리 시스템을 도입하는 이유

기업의 상황에 맞춰 도입한 ERP 시스템은 장기적인 관점에서 생산성과 수익을 높여주고, 비용을 줄여주는 좋은 도구임에 틀림없어요. 그러나 초기 투자 비용 없이 당장 우리 조직의 상황에 맞는 데이터 관리 솔루션을 원하는 중소/중견기업에게는 부담스러운 도구라는 점도 분명해요. ERP에 투자할 가치가 있는지를 잘 따져보고, 기업의 규모와 상황에 맞는 적절한 시스템을 도입하는 것이 중요한 이유랍니다.

막대한 비용과 복잡한 구조로 ERP 도입을 망설이는 기업이라면, 재고 관리 솔루션이라는 선택지를 고려해볼 수도 있어요. 간소화된 기능, 간단한 사용법, 저렴한 비용의 재고 관리 솔루션은 중소/중견기업의 예산과 니즈에 맞는 훌륭한 대안으로 부상하고 있죠. 재고부터 주문 및 판매까지 꼭 필요한 기능들로만 구성되어 데이터를 손쉽게 최적화할 수 있다는 것이 재고 관리 솔루션의 장점이에요.

그중에서도 사용자 친화적인 인터페이스를 갖춘 박스히어로는 학습 곡선이 완만해 특별한 교육이나 설명 없이도 직원들이 빠르게 적응할 수 있어 효율적이에요. 별도의 구축 비용도 불필요합니다. 가입 즉시 사용할 수 있을 뿐만 아니라 재고 데이터를 엑셀 파일로 가지고 있다면 재고 내역을 업데이트하는 것도 쉽고 간단하죠. 또 모바일 앱에서도 PC와 동일하게 입고, 출고, 조정 등의 기능을 이용해 편리한 재고 관리를 실천할 수 있어요. 복잡한 기능보다는 사용자가 꼭 필요로 하는 기능에 중점을 두고 만들어졌기에 가능한 일이랍니다.