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재고 관리 업무에 AI 활용하기, 이렇게 해 보세요

재고 관리를 하다 보면 데이터 정리와 서류 작업에 생각보다 많은 시간을 쏟게 돼요. 수기 장부와 엑셀로 재고를 관리하는 A 씨의 월말 루틴을 한번 들여다볼까요?

재고 관리 담당자 A 씨는 월말이 되면 평소보다 더 바빠져요. 재고 현황과 이력을 토대로 보고용 자료를 정리해야 하기 때문이에요. A 씨는 먼저 수기 장부와 엑셀 파일을 비교하며 데이터가 정확한지 검토해요. 평소 수기 장부의 내용을 엑셀 파일에 옮겨 적는 과정에서 누락이나 오기재가 자주 발생해, 월말에는 데이터를 처음부터 다시 살피는 게 습관이 되었죠. 그런 다음, 품목별 출고량과 재고 증감 흐름을 계산하고, 보고서에 넣을 표와 차트까지 만들다 보면 며칠이 훌쩍 지나가요.

재고 관리 담당자의 시간은 회사의 중요한 자원이에요. 이 시간을 매출과 비용을 좌우하는 재고 전략을 고민하는 업무가 아니라 데이터를 옮기고 맞추고 정리하는 행정 업무에 주로 쓴다면 인건비 대비 생산성은 낮아질 수밖에 없어요.

만약 여러분도 재고 데이터를 정리하고 보고용 자료를 만드는 데 많은 시간을 쓰고 있다면, 인공지능(AI)을 보조 도구로 활용해 시간을 단축해 보는 것은 어떠신가요? 반복적이고 규칙적인 작업을 빠르게 처리하는 AI는 데이터 정리, 분석, 문서 초안 작성 같은 업무를 더 효율적으로 수행하도록 도와주거든요.

AI를 재고 관리에 활용하기 위한 2가지 조건

AI를 재고 관리에 활용하려면 가장 먼저 양질의 재고 데이터 소스부터 만들어야 해요. AI가 제대로 작동하는 재고 데이터의 조건에는 2가지가 있는데요. AI를 재고 관리에 활용하고 싶다면 무엇보다 다음의 조건을 갖춘 재고 데이터를 갖춰야 해요.

모든 재고 데이터가 한 곳에 쌓여야 해요
재고 관리를 하려면 입출고 내역, 발주 내역, 품목 정보, 거래처 정보, 기간별 보고서처럼 여러 정보를 함께 봐야 해요. 만약 이 정보들이 여러 파일에 흩어져 있으면 AI가 전체 흐름을 연결해서 분석하기 어려워요.
최신 데이터가 정확하게 기록되어야 해요
AI는 입력된 데이터가 실제 재고와 맞는지 스스로 확인하지 못해요. 재고 수량이 누락되거나 잘못 입력되어 있다면 AI가 만든 요약이나 분석이 틀릴 수 있죠. 따라서 재고 데이터가 정확하게 기록되고, 가능한 한 최신 상태로 유지되어야 AI를 재고 관리에 제대로 활용할 수 있습니다.

AI는 재고 데이터를 이렇게 활용해요

이렇게 최신 재고 데이터가 한 곳에 정확하게 쌓이면 AI는 재고 관리 담당자의 든든한 파트너가 돼요. AI는 재고 관리 과정에서 어떤 업무를 도와줄 수 있을까요? AI가 재고 데이터를 활용해 수행할 수 있는 대표적인 3가지 업무를 소개할게요.

∙ 서류 작업 자동화
AI는 지금까지 사람이 직접 살펴보고 가공해야 했던 데이터들을 단 몇 초만에 빠르게 정리하고 문서화해요. 내용을 요약해 보고서용 표나 문서로 구성하는 작업도 간편해지죠. 담당자는 AI가 만든 초안을 검토하고 목적에 맞게 다듬어 반복적인 서류 작업을 빠르게 마무리할 수 있어요.

∙ 데이터 분석
AI는 누적된 재고 데이터에서 의미 있는 패턴을 손쉽게 찾아내요. 출고량이 갑자기 늘어난 품목, 지난달에 수요가 집중된 품목, 장기간 움직이지 않은 품목처럼 주의 깊게 살펴봐야 할 재고를 먼저 제안해주죠. 담당자는 전체 데이터를 하나하나 들여다보지 않아도 특이사항을 빠르게 파악하고, 필요한 조치를 검토할 수 있어요.

∙ 발주 예측
재고 데이터가 충분히 쌓이면 AI는 발주가 필요한 시점과 수량을 판단하는 데도 도움을 줘요. 현재 재고량, 최근 출고량, 입고 예정 수량, 리드타임, 평균 판매 속도와 같은 지표를 종합적으로 분석해 재고 부족 가능성이 있는 품목을 예측하죠. 담당자는 AI가 정리한 판단 근거를 토대로 품절을 예방하는 적절한 발주 시점과 수량을 결정할 수 있어요.

재고 관리 솔루션으로
AI가 읽기 좋은 데이터 만들기

수기 장부나 엑셀 중심의 재고 관리 환경에서는 AI가 제대로 작동하는 재고 데이터를 만들고, AI와 함께 재고 관리를 수행하기가 쉽지 않아요. 담당자별, 부서별, 기간별로 파일이 나뉘면서 데이터가 흩어지기 쉽고, 어떤 파일이 최신본인지 확인하기 어려운 상황이 자주 생기거든요. 현장에서 발생한 입출고 내역이 바로 반영되지 않거나, 급하게 데이터를 옮겨 적느라 휴먼 에러가 발생하는 일도 잦고요.

AI가 곧바로 활용할 수 있는 재고 데이터 소스를 만들고 싶다면 재고 관리 솔루션을 활용해 보세요! 재고 관리 솔루션을 사용하면 입출고 내역과 발주 및 판매 정보가 하나의 시스템 안에 누적되고, 언제나 클라우드 기반의 최신 데이터를 기준으로 실시간 재고가 업데이트돼요. 바코드나 QR코드 스캔과 같이 재고 관리의 정확도를 높이는 기능들을 활용하면 품목명이나 수량을 손으로 입력하면서 생기는 실수도 줄일 수 있습니다.

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재고 관리 솔루션 박스히어로에서는 엑셀로 관리하던 품목을 그대로 불러와 재고 관리를 시작할 수 있어요. 데이터를 하나하나 입력할 필요가 없어 빠르고 간편하답니다. 자세한 방법은 엑셀로 한 번에 끝내는 제품 등록에서 확인해 보세요!

박스히어로는 여기서 한 발 더 나아가 재고 데이터를 쉽게 조회하고 가공할 수 있는 AI 어시스턴트 기능도 제공하고 있어요. 커스텀 리포트에 탑재된 AI 어시스턴트에 원하는 조건을 입력하면, 필요한 재고 데이터를 빠르게 확인할 수 있어요. AI 어시스턴트와의 대화를 통해 리포트 항목을 더 자세하게 구성하고, 조회한 결과를 엑셀 파일로 내려받아 내부 공유 자료로 활용할 수도 있답니다.

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AI는 데이터 정리와 서류 작업뿐만 아니라 재고 관리의 여러 영역에서 활용되고 있어요. 반복적으로 발생하는 업무가 있다면 AI로 개선할 방법은 없는지 고민해 보세요! 비효율적인 업무가 줄어들수록 재고 관리 담당자는 발주 판단, 수요 변화 해석, 시장 상황 대응, 재고 운영 개선과 같이 더 중요한 업무에 몰두할 수 있답니다.

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