인사이트

재고는 있는데 또 발주하는 실수, 왜 반복될까요?

재고가 부족한 줄 알고 급하게 발주했는데, 나중에 확인해 보니 제품이 창고에 남아 있었던 경험 있으신가요? 이런 일이 생기면 대부분 “입출고 기록을 빠뜨렸구나”, “창고 정리가 제대로 안 됐구나” 하며 원인을 창고 안에서 찾게 돼요. 하지만 재고가 엉키는 이유가 늘 창고 안에만 있는 것은 아닙니다. 제품이 창고에 들어오기 전인 발주 단계에서 이미 문제가 발생했을 수도 있거든요.

발주가 재고 관리에 미치는 영향

재고 관리는 ‘이미 들어온 물건’을 확인하고, 정리하고, 기록하고, 출고하는 일이에요. 강물에 비유하자면 강의 하류에서 일어나는 일과 같죠. 그런데 하류에서 아무리 물길을 잘 살펴도 상류에서 얼마나 많은 물이 흘러 들어오는지 모르면 수위를 제대로 조절하기 어려워요. 이때, 상류에서 ‘앞으로 흘러 들어갈 물건’의 양을 결정하는 일이 바로 발주예요.

실무에서는 종종 구매 담당자가 발주서를 관리하고, 재고 관리 담당자가 입출고 내역을 관리하면서 필요할 때만 정보를 주고받는 경우가 있어요. 단기적으로는 각자의 일을 처리하는 데 큰 문제가 없을지 몰라요. 하지만 발주 정보와 재고 정보가 따로 움직이는 상황이 길어지면 잘못된 의사결정에 빠지기 쉽습니다.

예를 들어 재고 관리 담당자가 입출고 내역을 보고 ‘A 제품이 부족하다’고 판단해 발주를 요청했다고 해볼게요. 그런데 구매 담당자는 며칠 전에 이미 A 제품을 발주해 둔 상태였어요. 아직 물건이 창고에 도착하지 않아서 재고 관리 담당자가 수량이 부족하다고 판단한 거죠. 이러한 상황에서 구매 담당자가 추가 발주를 진행해 버리면 이 제품은 과재고 상태에 이르게 돼요.

혹은 재고 관리 담당자는 ‘ABC 제품’의 발주를 요청했는데, 구매 담당자가 이름이 비슷한 ‘ABCD 제품’을 잘못 발주할 수도 있어요. 부족한 제품은 제때 보충되지 않아 출고 지연이나 생산 차질로 이어지고, 잘못 발주한 제품은 또 과재고로 남게 되죠.

발주와 재고 관리를 연결하는 실무 프로세스

따라서 발주와 재고 관리는 담당자가 나뉘어 있더라도 하나의 기준 아래에서 관리되어야 해요. 그래야 재고 부족과 과재고를 줄이는 더 정확한 의사결정이 가능해진답니다. 그렇다면 현장에서는 발주와 재고 관리를 어떻게 함께 운영할 수 있을까요? 지금부터 실무에서 쉽게 실천할 수 있는 프로세스 3가지를 살펴볼게요!

∙ SKU 번호를 기준으로 관리하기:
발주와 재고 관리를 함께 운영하려면 먼저 SKU 번호를 기준으로 관리 체계를 맞춰야 해요. 발주서와 입출고 내역에 기록되는 SKU 번호가 같으면 구매 담당자와 재고 관리 담당자가 제품을 오인할 가능성이 줄어들어요.

∙ 발주서 작성 전 현재 재고를 먼저 확인하기:
현재 재고가 얼마인지 정확히 확인하지 않은 상태에서 발주하면 과발주나 중복 발주가 생기기 쉬워요. 발주 전에는 현재 재고와 최근 출고 흐름을 확인해야 과도한 재고를 쌓지 않으면서도 품절 위험을 줄일 수 있어요.

∙ 입고 대기 상태 표시하기:
발주가 확정된 제품은 아직 창고에 도착하지 않았더라도 재고 흐름 안에서 함께 관리해야 해요. 재고 시스템에 '입고 대기' 상태를 표시해 두면 수송 중 재고를 놓치지 않고 확인할 수 있어요.

이러한 프로세스를 자연스럽게 실천하는 가장 좋은 방법은 발주 정보와 재고 정보를 한 곳에서 관리하는 것이에요. 발주와 재고를 하나의 시스템 안에서 관리하면 등록된 SKU 정보를 기준으로 발주서를 작성하고, 현재 재고와 입고 대기 수량까지 한 번에 확인할 수 있으니까요. 품목을 잘못 선택하거나 이미 발주한 제품을 다시 주문하는 실수가 줄어들면서, 재고 관리 전반의 흐름을 더 안정적으로 관리할 수 있답니다.

발주서 작성부터 재고 관리까지,
박스히어로에서 한 번에

재고 관리 솔루션 박스히어로에서는 발주와 재고 관리를 통합해 운영할 수 있어요. 재고 정보를 토대로 발주서를 작성하고, 입고 상태에 따라 입고 대기, 부분 입고, 입고 완료로 나눠 간편하게 조회할 수 있죠. 입고가 완료되면 별도로 재고 시스템에 업데이트할 필요 없이 발주서 내용이 재고 수량에도 자동으로 반영돼요