사료부터 의약품까지, 동물병원 재고를 간편하게 관리하는 방법

부산에 위치한 노블동물병원은 반려동물과 보호자 모두에게 신뢰받는 따뜻한 동물병원입니다. 이곳에는 의료용품은 물론, 사료, 간식, 장난감처럼 반려동물을 위한 다양한 물품이 가득해요. 병원의 전반적인 경영 및 행정을 담당하는 천혜경 실장님은 병원 내부에 보관 중인 모든 재고를 체계적으로 관리하는 일을 수행하고 있어요. 

천혜경 실장님은 “필요한 재고는 언제나 제때 준비되어 있어야 한다”며, 이를 위해 박스히어로를 도입했다고 이야기했어요. 동물병원에서는 어떤 식으로 재고 관리가 이뤄질까요? 지금부터 천혜경 실장님과 함께한 인터뷰를 통해, 동물병원 재고 관리의 이모저모를 들여다볼게요!

품절을 줄이고 순수익을 늘리는 방법

재고가 적었던 동물병원 운영 초기에는 눈으로 수량을 헤아리는 것만으로도 재고를 관리할 수 있었어요. 하지만 병원이 성장하면서 이 방법은 점점 한계에 부딪혔죠. 사료, 간식, 장난감 등의 품목이 다양해지자, 단순히 눈대중으로 재고를 파악하는 것이 어려워진 거예요. 결국 체계적인 재고 관리 방법이 필요하다는 결론에 이르렀고, 천혜경 실장님은 박스히어로의 도입을 결정했어요. 

박스히어로를 도입한 이후, 노블동물병원 직원들은 병원에 제품이 들어오고 나갈 때마다 그 수량을 꼼꼼하게 박스히어로에 입력하고 있어요. 보호자들이 자주 찾는 사료나 장난감 등은 재고 부족 알림 기능을 활용해 재고가 부족해지기 전에 미리 발주하죠. 품목마다 최소로 갖춰 두어야 할 안전재고 수량을 설정해 두면, 그 기준 이하로 재고가 떨어졌을 때 자동으로 재고 부족 알림을 받을 수 있어 유용해요.

천혜경 실장님은 대량 구매가 가능해진 것을 가장 큰 변화로 꼽기도 했어요. 예전에는 제품을 얼마나 매입하는 것이 적절한지 알 수 없었기에, 재고를 소량만 확보할 수밖에 없었다고 해요. 해당 제품을 찾는 보호자들에게는 품절을 안내하는 일이 잦았고, 대량 구매에 따른 매입가 인하 혜택도 충분히 누릴 수 없었죠. 재고 히스토리를 토대로 구매량을 가늠할 수 있는 지금은 한 번에 더 많은 수량을 주문할 수 있게 됐어요. 그 덕분에 품절은 줄고 순수익은 늘어나는 효과를 얻었답니다.

“예전엔 재고를 많이 쌓아두면 나중에 다 못 팔까 봐 걱정했어요. 지금은 박스히어로 덕분에 재고가 몇 개 남아있는지, 일정 기간에 몇 개 정도가 팔렸는지, 언제 다시 주문해야 하는지를 확인할 수 있잖아요. 그러니까 오히려 재고가 많아도 낭비가 줄었어요.”

노블동물병원 천혜경 실장

병원 밖에서도 든든한 재고 관리 파트너

천혜경 실장님은 동물병원 업무와 함께 다른 일도 병행하고 있었지만, 어쩔 수 없이 동물병원에 상주하며 재고 관리와 발주를 진행하셨다고 해요. 발주하려면 재고가 부족한 제품을 현장에서 직접 확인해야 했고, 제품이 입고되면 발주 내역과 비교하며 검토해야 했기 때문이에요. 한시도 동물병원을 비울 수 없었죠. 

하지만 박스히어로를 사용한 이후부터는 병원에 상주하지 않고도 효율적인 재고 관리가 가능해졌어요. 동물병원의 재고 현황을 언제 어디서나 확인할 수 있는 박스히어로 스마트폰 앱 덕분이죠. 현장에 없어도 재고가 부족한 제품을 확인해 발주할 수 있고, 직원들이 입고 처리한 내역과 발주 내역이 일치하는지 검토할 수 있어요. 

이 과정에서 박스히어로의 메모 기능도 유용하게 활용하신다고 해요. 동물병원에서는 유통기한이 얼마 남지 않은 제품이나 파손된 제품을 거래처에 교환 또는 반품 처리해야 하는 경우가 종종 있는데요. 이러한 내용이 시스템에 제대로 기록되어 있지 않으면, 재고 관리와 발주에 오류가 생길 수 있어요. 현장 밖에서 재고를 살피는 일이 많은 천혜경 실장님에게는 이를 명확하게 구분할 수 있는 장치가 필요했죠. 

그래서 교환/반품이 이뤄진 재고를 입출고할 때는 반드시 메모를 남기는 규칙을 마련했어요. 유통기한 문제가 있는 사료가 정상 제품으로 교환되어 들어왔다면, ‘교환 제품’이라는 메모와 함께 입고 처리하는 식이에요. 이렇게 하면 정상 제품과 교환/반품 제품을 쉽게 구분하여 재고 실수나 중복 발주를 예방할 수 있어요.

“병원 안에 머무르지 않아도 재고의 흐름을 정확하게 파악해요. 박스히어로 스마트폰 앱을 보는 것만으로 재고 내역이 어떤 식으로 변화하고 있는지를 확인할 수 있으니 정말 편하더라고요.”

노블동물병원 천혜경 실장

박스히어로로 재고 정합성을 유지해요

동물병원은 의약품을 다루는 곳인 만큼, 철저한 약품 관리가 중요해요. 이를 위해 노블동물병원에서는 하루의 업무를 마감할 때 병원 전산 프로그램을 통해 그날 사용된 물품들을 확인하고, 박스히어로에서 일괄적으로 출고 처리하는 방식으로 관리하고 있어요. 병원에서 실제로 판매된 제품와 박스히어로에서 출고된 재고가 일치하는지 매일매일 점검하는 거예요. 

나아가 노블동물병원은 한 달에 한 번, 혹은 2주에 한 번씩 정기적으로 재고 조사를 실시해요. 주기적으로 실제 병원에 남아 있는 재고 수량과 박스히어로에 기록된 재고 수량이 일치하는지 검증하는 과정인데요. 만약 출고 처리가 누락된 재고가 있다면, 박스히어로의 재고 조정 기능을 이용해서 정확하게 조율하죠. 이렇게 하면 때때로 발생하는 휴먼 에러를 조기에 탐지할 수 있어요. 

박스히어로의 기능들은 재고 정합성을 유지하는 데 큰 도움을 주었을 뿐만 아니라 재고의 도난과 분실을 예방하는 효과까지 불러왔어요. 천혜경 실장님은 모든 입출고 기록이 시스템에 투명하게 남아서 직원들도 더 큰 책임감을 느끼며 재고를 관리하게 되었다고 밝혔죠. 재고 내역의 투명성을 확보했더니 자연스럽게 도난과 분실의 가능성이 줄어든 거예요. 

“박스히어로를 사용하면서부터 재고 누락을 예방할 수 있게 됐어요. 실수는 빠르게 잡아내고, 숨어 있는 재고도 금방 찾아낼 수 있죠. 훨씬 더 안정적인 재고 관리가 가능해졌어요.”

노블동물병원 천혜경 실장

노블동물병원의 사례는 재고 관리가 동물병원의 운영 효율성을 높이는 데 얼마나 중요한 역할을 하는지 보여줘요. 실시간 재고 현황부터 재고 부족 알림, 재고 히스토리, 재고 조정까지, 재고 관리의 전 과정을 체계적으로 챙길 수 있는 시스템이 긍정적인 흐름을 만들어낸 거죠. 사업체 운영에 어려움을 겪고 있다면, 노블동물병원처럼 재고 관리를 통해 새로운 변화를 모색해 보는 것은 어떨까요?