인보이스 작성하기, 어렵지 않아요!

“인보이스 발행해 주세요!”

제품 및 서비스를 제공하는 판매자라면, 비즈니스 거래 과정에서 이런 말을 종종 듣습니다. 인보이스의 개념부터 인보이스에 꼭 들어가야 하는 항목, 인보이스를 작성하는 도구까지! 인보이스에 관한 모든 것, 지금부터 쉽고 자세하게 알려드릴게요.

인보이스란?

혹시 인보이스(Invoice)의 뜻을 ‘목소리(voice) 안에(in)’라고 생각하셨나요? 삐빅, 아쉽지만 틀렸습니다! 인보이스는 ‘상품의 배송’, ‘재화의 발송’을 의미하는 프랑스어 ‘envoi’에서 온 말이에요. ‘envoi‘의 복수형이 바로 ’envois’이거든요. 

배송과 발송을 뜻하던 이 말은 오늘날 비즈니스 거래를 위한 문서의 하나로 통용되고 있어요. 조금 더 구체적으로 설명하면, 제품 및 서비스를 구매한 업체에 이를 판매한 업체가 결제를 해달라고 보내는 문서가 바로 인보이스죠. 상황에 따라 매입명세서, 거래명세서, 대금청구서라고도 부를 수 있어요.

인보이스는 왜 필요한가요?

인보이스는 구매 업체와 판매 업체 간의 거래 사실을 증명하는 역할을 해요. 그런 일이 없으면 제일 좋겠지만, 사업을 하다 보면 구매 업체가 대금을 지급하지 않거나 판매 업체가 제품 및 서비스를 제공하지 않아 법적 분쟁이 벌어질 수 있거든요. 바로 그럴 때, 인보이스의 역할이 ‘비용을 청구하는 문서’에서 ‘법적 증빙 자료’로 바뀐답니다. 거래와 관련한 정보들이 명확하게 기재되어 있는 인보이스는 법적으로도 효력이 있어요. 

또한, 인보이스는 비즈니스 자금 관리에도 유용하게 쓰여요. 판매 업체는 인보이스를 발행함으로써 필요한 시점에 자산을 회수할 수 있으니까요. 나아가 인보이스에는 부가가치세(VAT) 등의 세금 내역도 상세하게 기록되기에 과세의 대상이 되는 거래를 판별할 때도 활용된답니다.

인보이스, 이렇게 구성돼요!

그렇다면 인보이스는 어떤 내용으로 작성해야 할까요? 인보이스는 법적 증빙 자료로도 쓰이는 만큼, 거래와 관련한 정확한 정보들이 담겨 있어야 해요. 구체적으로는 이런 항목들이에요.

• 거래 당사자 정보
  인보이스 상단에 구매 업체와 판매 업체의 이름, 사업자 등록 번호, 주소, 연락처, 이메일 등의 정보를 적어요. 문제가 생겼을 때, 이 정보를 활용해 서로에게 연락을 취할 수 있어요. 
  
• 인보이스 고유 번호
  재고에도 고유한 바코드와 SKU 번호를 부여하듯이, 인보이스에도 문서별로 고유한 번호가 있어야 해요. 그래야만 각각의 거래를 추적하고 관리하기가 용이하답니다. 
  
• 날짜 및 기한
  거래가 이뤄진 날짜와 결제가 완료되어야 하는 기한을 명시해요. 인보이스는 비용을 청구하는 문서이므로, 구매 업체에 대금 지급 일정을 정확하게 안내하는 것이 중요해요. 
  
• 판매한 제품 및 서비스 정보
  판매 업체가 구매 업체에 제공한 제품 및 서비스에 대한 정보를 꼼꼼하게 기록해요. 이름, 수량, 단가 등을 기재해 인보이스만 보고도 어떤 제품 및 서비스의 거래가 이뤄졌는지 알 수 있어야 해요.
  
• 금액 및 세금
  수량과 단가를 계산한 합계 금액과 부가가치세 등의 세금을 적어요.

쉽고 간단하게 인보이스 작성하기

위에서 설명한 인보이스의 항목들을 모두 포함한다면, 워드 파일이나 한글 파일에서도 인보이스를 작성할 수 있어요. 그렇지만 조금 더 쉽고 간단하게 인보이스를 만들고 싶은 분들을 위해, 몇 가지 도구를 소개해 드릴게요!

1. ERP 시스템

만약 ERP 시스템을 이용 중이라면, 판매 내역을 연동해 손쉽게 인보이스를 작성할 수 있어요. 일일이 정보를 입력하지 않아도 ERP 시스템 안에 축적된 거래 내역을 활용해 사실상 자동으로 인보이스가 생성되죠. 인보이스 작성에 드는 시간과 노력, 그리고 예측할 수 없는 휴먼 에러를 줄일 수 있는 것이 장점이에요. 

그러나 오직 인보이스만을 위해 ERP 시스템을 도입하기에는 다소 비용이 부담스러워요. ERP 시스템을 구축하고 운영하기 위해서는 상당한 초기 비용이 필요하거든요. 사용 과정에서도 끊임없이 유지보수 비용이 들고요. 자금이 넉넉하지 않은 중소/중견기업(SMB)이나 소상공인이 인보이스 발행만을 위해 ERP 시스템을 이용하기는 쉽지 않은 현실이에요.

2. 캔바(Canva)

캔바는 인터넷만 있으면 누구나 이용할 수 있는 무료 디자인 툴이에요. 우리 기업만의 브랜드 이미지를 반영한 인보이스를 만들고 싶다면, 창의성을 발휘하기에 적합한 캔바가 좋은 선택지가 되어줄 거예요.

캔바의 템플릿 탭에서 ‘인보이스'를 검색하고, 원하는 인보이스 양식을 선택해 보세요. ‘이 템플릿 맞춤 편집하기' 버튼을 누르면 원하는 대로 디자인 요소의 색상을 바꾸고, 텍스트를 입력할 수 있어요.  

다만, 캔바에서 인보이스를 작성할 때는 사람이 직접 모든 거래 정보를 입력해야 한다는 단점이 있어요. 시간이 오래 걸릴 뿐 아니라 중요한 공식 문서인 인보이스에 실수로 정보를 오기재할 수도 있죠. 또한, 달러 기호가 붙은 템플릿은 유료 구독을 요구하므로 이용 시 주의해야 해요.

3. 박스히어로

재고 관리 솔루션 박스히어로에서도 깔끔한 양식의 인보이스를 쉽고 간편하게 만들 수 있어요. 바로 입・출고와 연동되는 판매서 작성 기능을 이용하는 것이죠. 

구매 및 판매 > 판매에서 + 판매서 작성을 한 번 눌러볼까요? 

자동으로 인보이스 고유 번호에 해당하는 주문 번호가 생성되고, 출고처, 판매할 제품, 수량, 단가, 세금, 판매일 등을 입력할 수 있어요. 재고 관리 솔루션에 저장된 거래처 정보, 제품 정보, 세금 정보를 불러오는 형태이므로, 클릭 몇 번이면 인보이스 작성이 금세 끝나죠. 이렇게 작성한 인보이스는 PDF 파일로 보관하거나, 이메일로 전송할 수 있어요.

박스히어로와 함께 비즈니스 운영에 꼭 필요한 인보이스 작성을 시작해 보는 것은 어떠신가요? 박스히어로는 자동화된 인보이스 작성이 가능한 ERP 시스템과 합리적으로 이용할 수 있는 캔바의 장점을 두루 갖추고 있어요. 판매 기능이 재고 관리와도 연동되어 있어 업무 효율을 한층 더 높일 수 있답니다. 지금 바로 아래 버튼을 눌러 인보이스 작성을 포함한 모든 기능을 무료로 체험해 보세요!