카페 재고를 관리하는 5가지 효과적인 방법!

사장님! 커피는 있는데..컵이 없어요

카페를 운영하면서 제일 신경써서 철저하게 관리해야 할 부분은 무엇일까요?

바로 재고관리입니다. 카페를 이용하는 분들이 관리 부실로 인해 상한 식자재를 섭취하거나 그로 인해 문제가 생기면 큰일이겠죠? 또한 재료 또는 소모품의 소진은 고객 불만족으로 이어질 수 있고, 단골 고객을 잃거나 수익 하락으로 끝날 수 있는 위험이 다분합니다. 더군다나 카페는 주로 파트타임 직원들로 이루어져 지속적인 재고 관리나 현황 공유가 어렵다는 특징도 있습니다. 그러므로 카페에서는 체계적인 재고관리 시스템이 꼭 필요합니다!

카페에서 재고관리 하는 방법이라고 하면 먼저 **'선입선출'**을 떠올리실텐데요. 여기서 선입 선출이란 'First In First Out' , 'FIFO' 말 그대로 먼저 입고 된 상품을 먼저 출고한다는 의미입니다. 보통 이 선입선출의 원칙은 일반적으로 제품의 재고 회전율이 낮은 경우에 많이 적용되는 방법입니다. 음료, 빵, 케잌 등 선입선출이 꼭 필요한 제품들을 판매하는 카페에서 꼭 필요한 방법이겠죠? 특히 유제품의 경우 비교적 짧은 유통기한으로 인해 들어오고 나가는 물량이 빠듯합니다. 이처럼 빠듯한 입출고 순환 상품의 경우 소진된 수량만 입력하면 임박한 유통기한 순으로 출고서를 작성해주는 ‘엑셀 선입선출’을 활용할 수 있습니다. 일일이 제품과 유통기한을 확인해 수량을 넣지 않아 업무 효율성을 증가시킬 수 있습니다.

카페에서 관리해야할 부분 중에 식자재를 제외하고도 많은 유형의 재고들이 있습니다! 예를 들어 커피를 담는 컵, 테이크 아웃에 필요한 컵 캐리어, 고객님들이 사용하는 티슈, 음료수 제조에 필요한 시럽 등이 있는데요, 많고 다양한 유형의 재고들을 한번에 관리하기 당연히 쉽지 않겠죠? 또한 재고 관리 시기를 놓칠 수도 있습니다.

이번 글에서는 카페에서 재고를 관리하는 5가지 효과적인 방법을 소개해 드리겠습니다!

1. 클라우드 기반 시스템 사용

종이나 엑셀을 통해 재고 데이터와 현황을 관리하고 공유하는 것은 어렵고 불편합니다. 혹시라도 변경사항이 생겨 수정작업을 하면 실시간으로 공유할 수가 없기 때문에 그로 인해 직원들에게 혼란을 줄 수 있습니다.

클라우드 기반 재고관리 프로그램을 사용하면 모든 데이터가 실시간으로 공유되기 때문에 모든 직원이 PC 또는 스마트폰을 통해 직접 액세스할 수 있습니다. 그럼 재고가 변경되면 모든 데이터가 즉시 업데이트되어 모든 직원이 실시간으로 데이터를 공유할 수 있겠죠?

또한 여러 직원, 알바생들과 엑셀, 심지어는 수기로 재고 관리하기란 쉽지 않습니다. 다양한 사람과 실시간으로 재고 현황을 업데이트 받을 수 있는 클라우드 관리 시스템을 이용해보세요. 예를 들어, 클라우드 서비스를 사용하면 재고 관리 담당자가 PC로 현황을 입력하면 다른 직원들은 모바일로 실시간 확인할 수 있어 착오없이 유통기한 임박 순으로 재고 소진을 할 수 있습니다!

2. 재고 분류

카페에서는 꼭 주기적으로 관리해야 하는 식자재 뿐만 아니라 다양한 유형의 재고 관리가 필요하기 때문에 재고를 분류하는 작업은 매우 중요합니다.

예를 들어 ‘종류’, ‘계량’, ‘거래처’, ‘유통기한’ 등 해당되는 종류에 맞춰 미리 분류해두면 각 분류에 따라 현재 재고 상황, 금주 소진된 재고량, 임박한 유통기한 등 다양하게 볼 수 있습니다. 이로써 품목 분류를 쉽게 할 수 있을 뿐만 아니라 우유, 요구르트 등과 같이 특별 취급이 필요한 식자재들을 보다 쉽게 확인하고 관리할 수 있습니다.

3. 예상 재주문 품목

재고 분석을 수행하면 현재 입/출고 상태를 추적하는 데 유용할 뿐만 아니라 다음 달의 제품 주문 사항을 예측할 수 있습니다. 지난 달의 재고 내역을 꼼꼼하게 확인하고 다음 주문 시 참고하세요! 또한 주기적으로 재고를 분석하면 고객의 요구 사항을 더 잘 이해할 수 있을 뿐만 아니라 불필요한 주문을 피할 수 있습니다.

4. 안전 재고 파악

사업을 하다 보면 항상 실시간으로 재고 확인을 할 수는 없습니다. 그러나 특히 고객이 특정 제품을 필요로 할 때 재고 부족 현상이 일어나면 곤란해지는 상황을 대비하기 위해서는 꼭 필요한 작업입니다!재고 확인의 주요 목적은 최적의 재고 수준을 유지하는 것입니다. 안전 재고를 미리 파악해두면 재고를 매번 확인하지 않아도 되므로 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

5. 악성 재고

매장에 남는 재고가 너무 많거나 판매되지 않고 자리만 차지하는 제품들이 있나요?

이런 악성 재고는 시간이 지날수록 가치가 떨어지는 반면 공간만 차지하기 때문에 관리가 꼭 필요합니다. 일단 현재 매장에 보유하고 있는 여러가지 유형의 재고들 중 악성 재고를 따로 분류하고 파악하는 것이 중요합니다! 그 다음 기간별로 입/출고 및 재고 현황을 정리하면 악성 재고를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 그럼 악성재고를 어떻게 하면 낭비하지 않고 좀 더 효과적으로 활용할 수 있을까요?

제일 기본적인 방법은 그러한 악성재고를 따로 분류해 먼저 활용/판매하는 것 입니다.

또 다른 방법으로는 그냥 두면 낭비할 수 있는 제품들을 무료로 고객들에게 제공함으로써 악성 재고 낭비를 피하고 매출도 올릴 수 있을 뿐만 아니라 마케팅 효과도 톡톡히 누릴 수 있습니다! 이게 바로 일석이조겠죠?

박스히어로와 함께라면 효율적인 카페 재고 관리가 가능합니다.

박스히어로에는 다음과 같이 카페 재고관리에 꼭 맞는 유용한 기능이 포함되어 있습니다.

• 카테고리, 용량 등 필요에 따라 제품을 분류해 맞춤 관리할 수 있습니다.
• 재고 분석 기능은 재주문을 위해 재고를 확인하는 데 도움이 됩니다.
• 재고 부족을 정확하게 파악하여 재고 수준을 최적으로 유지할 수 있습니다.
• 과재고를 신메뉴로 극대화해서 재고 낭비를 줄일 수 있습니다.